Cómo establecer un presupuesto de viajes corporativos

A medida que su empresa crezca, descubrirá que usted o sus empleados tienen que viajar un poco en nombre de la empresa. Los costos de viaje generalmente funcionan como una inversión, técnicamente discrecional, pero esencial para el éxito a largo plazo, y una buena inversión debe producir un buen rendimiento. Preparar un presupuesto de viaje significa identificar pautas sobre lo que su compañía puede ahorrar en el corto plazo y cuánto de la rentabilidad que deben generar esas “inversiones” para justificar sus gastos.

1.

Establezca un presupuesto de viaje solo después de cubrir los gastos de su negocio principal. Durante los tiempos difíciles, puede prescindir de los viajes corporativos, pero no puede prescindir de los costos como el alquiler y (algunos) la nómina. Usted debe pagar esos costos primero, ya sea a través de los ingresos o de la deuda. Violar esta regla representa una amenaza existencial para su empresa, y nunca debe considerarla a menos que produzca una recompensa tangible a corto plazo.

2.

Establezca una política de viaje oficial para usar como referencia para aprobar los gastos de viaje. Un lado de esta moneda se refiere a los costos en sí mismos. Por ejemplo, una política oficial debe especificar límites para los gastos de comida diaria. El otro lado de la moneda implica el proceso de aprobación. Por ejemplo, los empleados subalternos deberían tener que obtener la aprobación para viajar de un gerente o ejecutivo autorizado.

3.

Condicione los gastos de viaje al valor que razonablemente espera que agreguen a su compañía. Utilice suposiciones informadas para hacer proyecciones específicas. Un ejemplo obvio es volar a otro estado para negociar un contrato con un posible comprador que producirá una ganancia significativa con el tiempo, superando ampliamente el costo de un boleto de avión, comidas y una habitación de hotel. Un ejemplo menos intuitivo implica volar a otro estado para asistir a una conferencia sobre cómo optimizar las prácticas comerciales en su industria. No generará ningún beneficio por sí mismo, pero implementar esas mejores prácticas comerciales podría ayudarlo a aumentar sus ingresos. Debe esperar algunas dificultades y conjeturas al estimar el rendimiento de este tipo de gastos. Comience de forma conservadora evitando grandes riesgos.

4.

Recopile datos sobre los costos de los viajes corporativos que su empresa aprueba y analice estos datos a lo largo del tiempo en relación con el valor que cada viaje agrega a la compañía. Esto significa que todas las personas que viajan deben completar un informe detallado de gastos a su regreso. Los detalles hacen la diferencia. Esfuércese por poder trazar una línea lo más recta y clara posible entre los gastos de viaje y el valor que entregan. Nada le ayuda a hacer proyecciones sobre el futuro, así como una buena información sobre el pasado. La creación de una base de conocimientos sobre qué tipos de viajes se pagaron y cuáles no ayudaron a justificar un presupuesto de viajes más liberal en el futuro.

5.

Controlar los gastos de viaje y controlar estos costos. No obligue a sus empleados a viajar en la pobreza, pero tampoco les dé un cheque en blanco. Los asientos de los aviones de los autobuses, los de alquiler económico y las habitaciones de hotel de bajo costo no afectarán los aspectos fundamentales del viaje.