Cómo ingresar información de lote en QuickBooks

Mientras que QuickBooks ayuda a los empresarios a ahorrar tiempo en las tareas de contabilidad, la configuración de nuevos clientes, departamentos, productos y proveedores en una nueva instalación de QuickBooks lleva una cantidad de tiempo considerable. Si su aplicación de contabilidad anterior admite la exportación de datos a un archivo CSV de Excel, o si usa Excel para guardar sus libros, puede usar las hojas de cálculo para ingresar información en QuickBooks en lotes, ahorrándose mucho tiempo en lugar de ingresar registros uno a uno. hora.

Crear hoja de importación de clientes para QuickBooks

1.

Abra Microsoft Excel y cree un nuevo libro en blanco. Haga clic en "Archivo", luego "Guardar" en la barra de cinta y guarde el archivo como "Clientes de QuickBooks por lotes" o algo similar.

2.

Haga clic en la pestaña "Hoja1" en la parte inferior de la ventana de Excel. Comenzando en la columna "A", ingrese los siguientes encabezados en la fila "1" de la hoja de cálculo en su "Hoja1":

Nombre de la empresa Sr./Ms. Nombre Inicial del segundo nombre Apellido Mostrar como Calle 1 Calle 2 Ciudad Estado Código postal Teléfono Fax Teléfono alternativo Número de cuenta

3.

Haga clic en “Archivo” en la barra de cinta, luego en “Guardar” para guardar los cambios en el libro de trabajo.

4.

Abra el archivo Excel CSV, XLS o XLSX que contiene datos para sus clientes. Haga clic y seleccione el encabezado de la columna, como "A", "B" o "C", que contiene el nombre de la empresa o empresa de sus clientes. Excel selecciona y resalta todas las celdas de la columna. Presione “Ctrl-C” para copiar los datos al portapapeles, luego minimice la ventana de Excel para volver a la otra que muestra el nuevo archivo de “Clientes” que creó para usar con QuickBooks.

5.

Haga clic en la celda en la fila "2" de la columna "A" o celda "A2", justo debajo del encabezado Clientes. Presione “Ctrl-V” para pegar todos los nombres de compañías de la otra hoja de cálculo en la columna "A" de la nueva hoja de cálculo de QuickBooks.

6.

Copie y pegue los campos de saludo de la columna en su CSV o la hoja de cálculo de Excel guardada en la columna "Sr. / Señora", columna "B", en la nueva hoja de cálculo de QuickBooks.

7.

Copie y pegue columnas del archivo CSV o de la hoja de cálculo antigua en las columnas correspondientes de la hoja de cálculo de Clientes que creó para QuickBooks. Si su hoja de cálculo original no contiene datos para las 16 columnas en la nueva hoja de cálculo de Clientes, no se preocupe, ya que puede ingresar cualquier información faltante manualmente en QuickBooks, si es necesario.

8.

Guarde el archivo Clientes en Excel después de copiar y pegar todos los datos de la hoja de cálculo original, luego cierre Excel.

Importar lista de clientes por lotes en QuickBooks

1.

Inicie QuickBooks, luego haga clic en "Archivo | Utilidades | Importar Archivos de Excel | Importación avanzada ".

2.

Haga clic en el botón "Examinar" en la ventana "Importar un archivo". Navegue hasta el archivo "Customers.xlsx" (o "Customers.xls" si usa una versión anterior de Excel) y resalte el nombre del archivo. Haga clic en el botón "Abrir" para seleccionar el archivo y volver a la ventana "Importar un archivo".

3.

Haga clic en la lista desplegable "Seleccionar una hoja" y seleccione "Hoja1". Haga clic para habilitar la opción "Este archivo de datos tiene filas de encabezado".

4.

Haga clic en la lista desplegable "Agregar o seleccionar un mapeo" y seleccione "Agregar nuevo". Se abre una nueva ventana que muestra los encabezados del archivo "Customers.xlsx". Los encabezados de las columnas en la hoja de cálculo aparecen junto a sus campos de mapeo de QuickBooks correspondientes.

5.

Haga clic en el botón "Aceptar", luego en "Importar". QuickBooks importa los datos y agrega los clientes del archivo al archivo de la base de datos de la compañía.

Cosas necesarias

• Archivos de exportación CSV de la aplicación de contabilidad anterior (opcional)
• Hoja de cálculo Excel con detalles del cliente, proveedor o producto (opcional)

Consejos

• Puede usar un archivo de Excel para importar proveedores, productos, empleados y otros datos a QuickBooks usando el mismo método.
• Intuit proporciona hojas de cálculo de plantillas que puede usar para importar datos por lotes para la mayoría de los tipos de conjuntos de registros en el programa. Las plantillas preformateadas le permiten crear los archivos CSV o XLSX que necesita para importar lotes en QuickBooks rápidamente, y garantizar que todos los encabezados necesarios estén incluidos en el archivo. Descargue QuickBooks Import Excel y CSV Toolkit, que incluye las plantillas e instrucciones detalladas sobre cómo usarlas, desde el sitio web de soporte de Intuit QuickBooks (enlace en Recursos).