Cómo eliminar las no-presentaciones en consultorios dentales

Los pacientes dentales que no se presentan en las citas preestablecidas socavan la estabilidad financiera de las prácticas dentales, especialmente las pequeñas. Este comportamiento, así como las cancelaciones de última hora, dejan brechas en la programación que otro paciente que necesita servicios dentales podría haber llenado. Además, un evento que no se presenta puede afectar la productividad del personal dental si usted llena el lugar y el nuevo paciente requiere una atención dental más compleja que la programada originalmente. A pesar de que no puede detener por completo el no-show, puede reducir o casi eliminar este problema y el impacto que tiene en su negocio.

1.

Discuta la importancia de la próxima cita con los pacientes en la silla antes de irse después de un examen dental o trabajo. Por ejemplo, si se supone que un paciente debe limpiarse en la próxima cita, discuta y enfatice por qué las limpiezas dentales regulares son importantes para la salud general del paciente.

2.

Cree una política de programación con reglas que los pacientes deben seguir para continuar recibiendo el servicio. En la política, explique el impacto que tienen las no-shows y las cancelaciones de última hora en su cuenta de resultados y describa claramente las multas por no seguir las reglas, como una tarifa de "no-show". Después de crear la política, solicite a todos los pacientes que la firmen para reconocer que comprenden y aceptan las reglas.

3.

Solicite un depósito para la próxima cita de sus pacientes para que inviertan financieramente en presentarse y requieran de 24 a 48 horas de anticipación si necesitan reprogramar o cancelar. Solicite el depósito en el momento de la salida mientras el paciente paga la cita actual y programa la siguiente.

4.

Envíe a sus pacientes solicitudes de confirmación de citas y recordatorios. Envíe un correo electrónico o mensaje de texto a un paciente una semana antes de la cita y luego llame al paciente con un recordatorio el día anterior.

5.

Pídale al personal de la oficina que llame de inmediato a un paciente que no se presente dentro de los 15 minutos posteriores a su cita para averiguar por qué no se presentó, reitere la política de programación y reprograme la cita si es posible.

6.

Reserve una hora al final de cada semana para llamar personalmente a sus pacientes que no acuden y repita con ellos sus ausencias y la importancia de comprometerse con su cuidado dental y de seguir el cronograma.

Propina

• Mantenga una lista de espera de pacientes que no ha visto en mucho tiempo para cubrir las brechas de cancelación de último momento y de no presentación. Cuando un paciente preseleccionado no se presenta, comuníquese con los pacientes de la lista que tengan necesidades de servicios dentales que consideren que puede tratar en el tiempo disponible.

Advertencias

• Nunca sobrecargue a los pacientes para compensar el impacto de no presentarse o cancelaciones de última hora. El exceso de reservas pone una presión innecesaria en el personal dental y de la oficina que puede resultar en errores de programación y servicio.
• Nunca envíe mensajes de texto a pacientes con solicitudes de confirmación de citas o recordatorios sin permiso por escrito para hacerlo, ya que algunos pacientes pueden recibir altos cargos por mensajes de texto.