Cómo actualizar un manual de políticas

El manual de políticas de una empresa es su modelo para las operaciones internas. Es una guía escrita sobre cómo la compañía interactúa con los empleados y dirige su negocio. Las políticas cubren todos los aspectos de lo que una empresa espera de los empleados, como asistencia, reglas de seguridad, cumplimiento legal con las leyes laborales, administración de instalaciones y códigos de vestimenta. Las políticas son pautas que definen las reglas y procedimientos de la compañía, y las consecuencias por no seguirlas. Los manuales de políticas deben revisarse y actualizarse periódicamente cuando sea necesario.

Quien es responsable

La alta gerencia debe conocer los cambios en las políticas y procedimientos y autorizarlos, pero en muchas empresas, el personal de recursos humanos es responsable de revisar las políticas y actualizarlas. Si no hay un departamento de recursos humanos, los gerentes senior pueden ser responsables de actualizar las políticas. Las políticas deben estar al día con la legislación y las regulaciones pertinentes, y es una buena idea que un abogado las revise periódicamente.

Cuando revisar

Debido a los continuos cambios en las leyes relacionadas con el empleo, la industria y las empresas, los manuales de políticas deben actualizarse periódicamente. Deben ser revisados ​​contra la legislación trimestral o anualmente, o en conjunto con auditorías contables. Una suscripción a un servicio de información legislativa empresarial o de recursos humanos ayuda a mantenerse informado de los cambios legislativos que pueden afectar las políticas de su empresa.

Qué revisar

Revisar las políticas de aplicabilidad a la audiencia. Por ejemplo, una política sobre registros de asistencia que se refiere a las hojas de tiempo manuales recolectadas por los supervisores está desactualizada y dirigida a la audiencia incorrecta si el gerente de TI de su compañía implementó un sistema de asistencia electrónico automático. Revise todos los pasos en las políticas para asegurarse de que no haya nada que quede fuera o que se pase por alto. Por ejemplo, si la política de seguridad de la compañía requiere el almacenamiento de los cables de extensión inmediatamente después de su uso, los pasos para el uso autorizado de los cables de extensión no deben omitir el paso de enrollar los cables y almacenarlos en los gabinetes de servicios públicos. Además de revisar el cumplimiento de la legislación y las regulaciones, revisar políticas para prácticas y procedimientos actuales, y productos y servicios actuales.

Como actualizar

Los manuales de políticas son copias en papel de políticas escritas almacenadas juntas en una carpeta, con una copia maestra en un formato de procesamiento de texto. Las copias originales se mantienen intactas, y las actualizaciones subsiguientes se categorizan con algún tipo de sistema de numeración de actualizaciones para que los cambios sean rastreados y fechados, y la versión más reciente sea notoria y fácil de ver. Las actualizaciones autorizadas se realizan en la copia electrónica, se imprimen, se colocan en la carpeta maestra y se distribuyen a todos los involucrados para que estén informados del cambio de la política. A menudo se requiere un acuse de recibo firmado de la política actualizada.