Análisis de brechas funcionales

El análisis de brechas describe las diferencias entre los sistemas requeridos y los reales. Puede utilizarlo para analizar tanto los sistemas informáticos como otras funciones empresariales. El análisis de la brecha funcional caracteriza las diferencias entre lo que puede hacer un sistema y lo que se supone que debe hacer. El análisis de brechas funcionales analiza las brechas en varios tipos de funciones y determina si las brechas son críticas o si los usuarios del sistema pueden acomodarlas. Para vacíos no críticos, el análisis proporciona soluciones que implican cambios en la configuración del sistema o en las prácticas de los usuarios.

Identificación

El análisis de brechas comienza con la identificación de brechas. En las pequeñas empresas, la contabilidad es a menudo ineficiente, por lo que es posible que desee analizar esa función. Para encontrar vacíos funcionales, debe describir claramente qué funciones necesita. Dicha descripción incluye una lista de funciones y parámetros como el tiempo de ejecución, la precisión y las posibles entradas. Debe describir cómo espera que funcione el sistema y qué productos necesita. Una vez que estos factores estén claros, puede compararlos con el sistema en uso o con el sistema que desea comprar. Las diferencias son las lagunas.

Metodología

El método de análisis de las brechas tiene en cuenta el tamaño o la importancia de la brecha y la dirección. Está buscando espacios donde las nuevas funciones del sistema son inferiores a las que necesita. Solo le interesan las brechas negativas, porque si la dirección es positiva, el nuevo sistema supera los requisitos. El tamaño de las brechas negativas es importante. Lo ideal es expresarlo en términos de uno de los parámetros que puede medir. El nuevo sistema puede ser un 20 por ciento más lento o no puede aceptar un formato de entrada que normalmente usa. El análisis de brechas describe estas brechas negativas y expresa su importancia en términos de parámetros o capacidad.

Remediación

Una vez que sepa cuáles son las brechas y su importancia, intente encontrar formas en que el nuevo sistema pueda satisfacer sus requisitos. Si está analizando la contabilidad y ha encontrado brechas, el nuevo sistema aún puede ser una mejora y es posible que desee utilizarlo. A veces, el nuevo sistema puede acomodar complementos o módulos que agregan funcionalidad, y algunas veces los proveedores pueden configurar el sistema de manera diferente para satisfacer sus necesidades. A menudo puede ignorar las pequeñas brechas y puede aceptar algunas otras desviaciones. Finalmente, puede determinar si los cambios en sus requisitos que son aceptables para usted harán que el sistema coincida con las nuevas necesidades.

Costo

Cuando un sistema tiene brechas que requieren cambios, hay costos adicionales asociados con el uso del sistema. La parte de remediación del análisis de brechas ha identificado esos cambios, y usted debe verificar si tiene sentido continuar con el nuevo sistema. El análisis de costos compara el costo de hacer los cambios para usar un sistema diferente. Antes de poder realizar la comparación, debe realizar un análisis funcional de las brechas en el sistema alternativo para asegurarse de que se ajuste a sus necesidades. A continuación, puede comparar los costos.

Las pequeñas empresas a veces carecen de una gestión de proyectos efectiva pero tienen ciertos procedimientos establecidos. Un análisis de la brecha funcional le permite comparar alternativas, establecer los costos de cambio e identificar qué mejoras puede esperar.

Solución

La parte de comparación de costos del análisis de brechas le brinda dos o más alternativas con una estructura de costos para elegir cada una. Cuando haya hecho su elección, la implementación de la solución puede depender del análisis de brechas para administrar los cambios requeridos y sus costos. El análisis de la brecha funcional ayuda con la gestión del proyecto y reduce los riesgos del proyecto.