Requisitos de capacitación de empleados de HIPAA

La Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud de 1996 (HIPAA, para abreviar) se promulgó para salvaguardar la seguridad y privacidad del paciente. La ley incluye dos piezas clave: la Regla de privacidad de HIPAA y la Regla de seguridad de HIPPA. La regla de privacidad ayuda a proteger la información privada del paciente. La regla de seguridad estandariza los protocolos de seguridad para la información de salud electrónica. Los grupos cubiertos, incluidos los proveedores de atención médica, los planes de salud y los centros de intercambio de información sobre atención médica, deben cumplir con todas las disposiciones, incluidos los requisitos de capacitación. La Oficina de Derechos Civiles supervisa y hace cumplir todas las actividades.

Requisito de entrenamiento 1: Política escrita

De acuerdo con el Departamento de Salud y Servicios Humanos de los EE. UU., Cualquier organización o grupo cubierto por las reglas de privacidad o seguridad de HIPAA debe "desarrollar e implementar políticas y procedimientos de privacidad escritos de acuerdo con la regla". Para abordar adecuadamente todos los requisitos legales, contrate al departamento legal de la organización para ayudar a redactar y revisar la política. Comparta la política escrita con todos los empleados cubiertos y otras partes interesadas. La organización también debe designar un funcionario de privacidad y una persona de contacto u oficina de contacto. El funcionario de privacidad es responsable de la implementación de la política. La persona de contacto u oficina difunde información sobre la política y maneja las quejas oficiales. Asegúrese de incluir esta información en sus materiales de capacitación y aliente a los empleados a comunicarse con la persona de contacto oficial o la oficina si tiene alguna pregunta.

Requisito de capacitación 2: Capacitación de la fuerza laboral

HIPAA requiere que las entidades cubiertas capaciten a todos los empleados, voluntarios, aprendices y cualquier otra persona que represente a la organización en políticas y procedimientos de privacidad y seguridad. Entrenamiento a medida para cada función laboral. Capacite a los nuevos empleados inmediatamente al momento de contratarlos y realice sesiones de capacitación periódicas de actualización para los empleados existentes. El Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU. También establece que las organizaciones deben crear y utilizar "sanciones apropiadas contra los miembros de la fuerza laboral que violen las políticas y los procedimientos". El departamento recomienda que las organizaciones cubiertas coordinen y revisen las políticas, los procedimientos y las sanciones con la administración, los empleados de atención médica de alto nivel y los representantes legales para garantizar la exactitud, la exhaustividad y la legalidad. En caso de que se produzca una infracción, las entidades cubiertas deben reducir el efecto perjudicial para la parte perjudicada en la mayor medida posible.

Requisito de capacitación 3: Protección de datos

HIPAA requiere que las entidades cubiertas mantengan las garantías técnicas y administrativas "para evitar el uso intencional o no intencional o la divulgación de información médica protegida". Para cumplir con este estándar, las organizaciones deben capacitar formalmente a los empleados y otras partes interesadas para usar y aplicar los protocolos de protección de datos adecuados. Esto puede incluir procedimientos de destrucción de documentos, protocolos de seguridad de bloqueo o contraseña u otras medidas de seguridad necesarias.

Requisito de capacitación 4: Quejas

Las organizaciones cubiertas deben crear y compartir un aviso de práctica de privacidad. Incluya instrucciones detalladas para las quejas de los pacientes con respecto al uso y divulgación de la información en relación con HIPAA. Capacitar a los empleados y otras partes interesadas sobre cómo dirigir adecuadamente a los pacientes con quejas a la persona de contacto u oficina correspondiente ayudará a mitigar la confusión y garantizará la documentación adecuada de la queja.