Pautas para desarrollar una RFP

Las solicitudes de propuestas proporcionan la información que sus proveedores y proveedores necesitan para enviar una propuesta y ofertar para su próximo proyecto. Los detalles son importantes cuando escribes una RFP. Cuantos más detalles, más probabilidades hay de que una o más RFP satisfagan sus necesidades. Antes de comenzar a escribir su RFP, prepare un resumen de toda la información que necesitará.

Alguna información de fondo

Proporcione información de antecedentes sobre su empresa, incluidos historial, productos o servicios, estadísticas, fortalezas, debilidades y datos demográficos. Una declaración de propósitos explica qué tipo de producto o servicio necesita su empresa y por qué. Síguelo con información sobre los objetivos del proyecto y explique cómo estos objetivos satisfarán una necesidad particular en su empresa. Una sección sobre las partes interesadas que se beneficiarán del proyecto, incluido el tamaño del grupo o características especiales, ayuda a los redactores de propuestas a comprender cómo el proyecto se ajusta al trabajo que realiza su empresa.

Lo que quieras

Especifique los entregables que deben incluirse en la propuesta. Aunque es importante incluir entregables tangibles, como 20 estaciones de trabajo nuevas, no olvide los intangibles. Los entregables también incluyen sus expectativas sobre cómo el nuevo producto o servicio ayudará a su empresa. Por ejemplo, si su compañía elige una compañía para proporcionar software personalizado, uno de los productos podría indicar que el software debe permitir la migración sin problemas de los datos de su sistema anterior. Si no tiene resultados específicos y está buscando ideas para resolver un problema o una necesidad, utilice esta sección para pedir a los proveedores que proporcionen sus propias soluciones.

Requerimientos del proyecto

Los proveedores necesitan la mayor cantidad de información posible para proporcionar propuestas precisas. Hágales saber cuándo espera que el proyecto comience y termine, el tamaño de su presupuesto, los detalles de facturación y los incentivos o multas. También puede incluir fechas límite para completar cada fase del proyecto, establecer estándares de rendimiento y describir cómo controlará el progreso del proveedor. Informar a los proveedores de cualquier requisito especial. Es posible que requiera que los proveedores sigan el mismo tipo de prácticas de contratación que su compañía o agencia o que requieran que tengan ciertas licencias profesionales.

Eres un ganador

Explique qué deben hacer los proveedores para enviar una propuesta en la sección de formato. Un esquema de las secciones requeridas es útil, al igual que una guía de estilo si necesita propuestas en un determinado formato o fuente. Proporcionar información sobre a quién se debe enviar la propuesta y el plazo de presentación de propuestas. Como parte de la propuesta, puede pedir a las empresas que proporcionen detalles de antecedentes, como el historial de la empresa, los directores, las referencias, la experiencia con proyectos similares e información sobre el equipo que trabajaría en su proyecto. Cree una sección de criterios de evaluación para que los proveedores sepan cómo elegirá la propuesta ganadora y cuándo se les informará si han sido elegidos.