Una guía de las mejores prácticas para la administración de contratos

Los contratos que una empresa establece con sus clientes, empleados y proveedores son documentos legales que conllevan derechos y responsabilidades por parte de ambas partes. La administración o "administración" de los contratos requiere diligencia y un buen ojo para los detalles. Existen algunas prácticas recomendadas que pueden ayudar: métodos tradicionales para administrar contratos que lo ayudan a evitar el incumplimiento de sus términos y condiciones.

Contratos Distinguidos

Una de las mejores prácticas fundamentales en la administración de contratos es comprender el tipo de contrato con el que está tratando. Hay dos tipos de contratos: contratos simples y escrituras, y cada uno conlleva términos y obligaciones diferentes. Un contrato simple es cualquier contrato que no sea una escritura. Los contratos simples abarcan acuerdos para vender productos y servicios, como el contrato de arrendamiento en su tienda y cualquier contrato que tenga con su personal. Las acciones, por otro lado, son más complejas, ya que deben hacerse por escrito, firmarse, atestiguarse y entregarse con un sello oficial. Las hipotecas a menudo se realizan mediante escritura, al igual que ciertos acuerdos con acreedores y bancos.

Tipos de contrato simples

Casi todos los contratos que encuentre en su negocio serán contratos simples. Estos contratos simples pueden clasificarse además como unilaterales o bilaterales. Un contrato unilateral implica que solo una parte promete hacer algo y la otra no tiene obligación legal de comprar algo a cambio o de cumplir con cualquier otra parte del contrato. Un contrato bilateral implica que ambas partes tienen deberes y obligaciones de respetar. Saber las diferencias entre estos diversos tipos de contratos lo ayuda a mantenerlo en claro cuando tiene la obligación de actuar y / o cuando otra parte le debe una obligación.

Términos y Condiciones

Contrariamente a la creencia popular, los contratos no tienen que estar escritos en tinta para calificar como válidos o legales. Sin embargo, esbozar claramente los términos y condiciones de cualquier acuerdo contractual sirve para proteger su negocio y ayuda a evitar disputas. Cuando vende un producto o servicio, por ejemplo, los términos principales son el precio pagado y la descripción de los bienes y servicios. El recibo puede tomar la forma del contrato y es importante que también describa sus términos y condiciones de devolución o cancelación en ese recibo. Cuando se trata de transacciones más complejas, como la venta de propiedades, la ley requiere que ciertos términos se describan en su totalidad. En caso de duda, siempre resuma todos los términos y condiciones: no puede equivocarse al escribir demasiado en lugar de demasiado poco.

Oferta y aceptación

Esto parece una obviedad, pero las empresas deben tener cuidado de ofrecer solo lo que realmente desean vender o lo que realmente tienen en stock. Aquí es donde los conceptos de "oferta" y "aceptación" entran en juego en la administración de contratos. La oferta es a menudo implícita. Una tienda minorista que muestra ropa en una ventana, por ejemplo, está efectivamente ofreciendo esa ropa a la venta, incluso si no hay una señal para decir cuánto cuesta la ropa. La aceptación ocurre cuando un cliente le pide que compre algo y luego le entrega el dinero al empleado. Pueden surgir problemas si anuncia un producto o servicio específico y luego no puede cumplir con las solicitudes. Para evitar esto, tome precauciones en la publicidad al calificar la oferta o limitar las aceptaciones a un número limitado.

Rompiendo el contrato

Pocas cosas pueden ser más perjudiciales para la reputación de un negocio que tener un caso legal desordenado por incumplimiento de contrato, pero eso puede suceder si no cumple con sus acuerdos contractuales. Por ejemplo, un cliente puede pagar por un bien o servicio que se entregará en un día determinado. Si no realiza la entrega ese día, el cliente tiene motivos legales para recuperar el dinero o el tiempo perdido. Otras veces, si no se incluye un término o condición en un contrato, el contrato quedará sin efecto, lo que hará que su negocio pierda. Por ejemplo, si olvida enumerar las condiciones de devolución de un producto en el recibo, un cliente puede argumentar de manera factible que la tienda tiene una política de devolución abierta. Como una buena práctica, intente evitar el incumplimiento del contrato en cualquier aspecto, definiendo claramente sus términos, cumpliendo con los compromisos y comunicando cualquier advertencia.