Buenas maneras de encriptar documentos de negocios

Cualquier persona que tenga acceso a su correo electrónico o su computadora puede obtener una retención de sus documentos comerciales. Si guarda o envía información confidencial, podría poner en riesgo a su empresa o a usted mismo. El cifrado le permite proteger sus documentos de miradas indiscretas. Hay dos tipos de cifrado y varios programas que lo ofrecen.

Cómo funciona el cifrado

Cuando cifra un documento, ingresa una clave numérica. El software de encriptación utiliza un algoritmo, o una fórmula matemática, para convertir su texto en texto cifrado, que mezcla la redacción de cualquier espectador no autorizado. Cualquier persona que quiera ver el documento debe conocer la clave numérica o tener un certificado integrado en su visor de documentos o correo electrónico que incluya la clave.

Tipos de cifrado

El cifrado simétrico empuja su documento a través de un software de cifrado, que genera una clave. El programa de cifrado simétrico envía sus documentos y la clave por separado al espectador. El visor necesitará el mismo programa de cifrado simétrico para ver el documento. El cifrado asimétrico tiene dos claves: una pública y una privada. El software utiliza la clave pública para codificar su documento y la clave privada para decodificar un documento. Si bien ambos tipos de cifrado proporcionan una protección básica, el cifrado asimétrico es más difícil de descifrar y más seguro para documentos confidenciales.

Cifrado incorporado

Muchos clientes de correo electrónico ofrecen cifrado incorporado para sus mensajes de correo electrónico. Este software de cifrado proporcionará una clave para los mensajes de correo electrónico que envíe o los documentos que adjunte al correo electrónico. Varios programas populares de software de procesamiento de textos también ofrecen cifrado incorporado. Normalmente, debe agregar un cifrado por separado a cada documento que desee proteger. En general, los programas incorporados utilizan cifrado simétrico.

Encriptación opcional

Para mayor protección, puede usar un software de cifrado separado para proteger sus documentos. Por ejemplo, Windows ofrece el sistema de archivos de cifrado. Este sistema le permite cifrar documentos y guardarlos en su disco duro. Symantec ofrece un software de cifrado que las empresas pueden usar para proteger dispositivos móviles y computadoras portátiles. Este software instala cifrado para todo tipo de documentos.