Aspectos financieros de la gestión de contratos

La buena gestión de contratos garantiza que los contratos que firma su empresa no superen los gastos anticipados. La gestión de contratos comienza cuando identifica sus objetivos, luego continúa a través de licitaciones, respetando y redactando los términos. Después de eso, usted administra el contrato al monitorear el desempeño y hacer cumplir los términos. Para una empresa pequeña con un presupuesto ajustado, es una herramienta para evitar que los costos se disparen.

Presupuesto

Cuando solicita ofertas de contratistas, es útil tener en cuenta las especificaciones del proyecto. Las especificaciones claras ayudan a los contratistas a evaluar cuánto ofrecer para ser competitivos y rentables. También hacen que sea más fácil para usted juzgar los méritos de las diferentes ofertas. Las buenas especificaciones también ayudan a resolver conflictos: si hay una disputa en el camino sobre si el contratista usa materiales baratos o cobra demasiado por el trabajo, las especificaciones pueden determinar si ha violado los términos.

Condiciones

Un aspecto de la administración de contratos es decidir cómo estructurar los pagos del contratista. El acuerdo más simple es una tarifa fija fija por servicios o bienes. Las tarifas fijas facilitan saber lo que paga, pero puede ser difícil acordar un precio para un proyecto complejo. Un contrato de costo adicional cubre los costos del contratista más una tarifa fija; esta estructura es arriesgada, ya que el contratista no tiene incentivos para controlar los gastos. Algunos administradores de contratos prefieren un precio fijo con concesiones para aumentos en el precio de la mano de obra o los materiales.

Incentivos

Si desea animar al contratista a sobresalir, el contrato puede incluir incentivos que aumentan o reducen el pago del contratista, dependiendo de cómo se desempeñe en relación con un punto de referencia en el acuerdo. Puede ofrecer incentivos por terminar temprano, por debajo del presupuesto o entregar una calidad superior, lo que sea más importante, o múltiples incentivos que cubran más de un punto de referencia. Debe estructurar los incentivos para que sean alcanzables, pero solo para un rendimiento significativamente superior.

Cambios

No importa qué tan bien usted y el plan del contratista, pueden desarrollarse contingencias que no haya anticipado. Los suministros pueden ser inesperadamente costosos; los plazos pueden retrasarse debido a las tormentas; puede descubrir que el proyecto necesita algún elemento que no haya especificado originalmente. Los buenos gerentes establecen procedimientos para evaluar y aprobar cambios y ajustar el presupuesto del proyecto en consecuencia. La gestión de contratos efectiva requiere seguir los procedimientos para que los cambios no afecten su presupuesto más de lo necesario.