Sistema de archivo para el gerente de recursos humanos

Cuando eres un administrador de recursos humanos, tener un sistema de archivo eficiente y organizado no solo consiste en encontrar cosas rápidamente, aunque eso es un beneficio adicional. El mantenimiento y la retención de registros críticos están obligados por ley, y su pequeña empresa podría ser responsable si no almacena la información correctamente.

Organización

HR debe mantener archivos en cada miembro de una organización. Debido a que se requiere que cierta información se almacene por separado (por ejemplo, la información médica no se puede incluir en el archivo de personal), se necesitan múltiples archivos para cada empleado. Para administrar efectivamente un gran volumen de archivos, el sistema de archivo de Recursos Humanos debe estar claramente organizado por nombre y tema, con un formato estándar y el uso de diferentes gabinetes para diferentes conjuntos de información.

Retención de registros

Revise las políticas de su empresa para asegurarse de que conserva registros de acuerdo con las regulaciones de su estado. Decida dónde almacenar los archivos. Debe conservar los registros de los empleados despedidos por un período determinado, pero es poco probable que utilice esos archivos de forma regular. Considere colocar documentos antiguos de empleados con un servicio de almacenamiento o archivo fuera del sitio para ahorrar espacio. Mantenga una base de datos de registros archivados que hagan referencia al número de la casilla en la que se encuentran los registros para una fácil recuperación. Mantenga los datos sobre la antigüedad de los registros en cada casilla y agrúpelos por año para que los registros se puedan destruir cuando superen los requisitos legales o la política de destrucción de su organización. No mantener un sistema organizado significa tarifas de almacenamiento innecesarias para la organización.

Pertinencia

Los gerentes de recursos humanos saben esperar lo inesperado. Las situaciones inusuales son tan comunes en Recursos Humanos, el sitio web de negocios HR.BLR.com tiene una sección completa de "Recursos humanos extraña pero verdadera" dedicada a eventos extraños, como el empleado que forjó una citación para el jurado para obtener un tiempo libre para vacaciones, el trabajador que accidentalmente registró un negocio de drogas en el correo de voz de Recursos Humanos. Las situaciones extrañas pueden surgir de vez en cuando, pero eso no significa que no pueda aplicar su conocimiento de otros incidentes inusuales para tratar un problema actual. Mantenga archivos de temas sobre temas particulares, discusiones y comités para no reinventar la rueda cuando se repita un problema. Mantenga los archivos sobre los problemas clave que deben modificarse la próxima vez que su organización actualice sus manuales de políticas. Revise los archivos con regularidad para asegurarse de que el material sigue siendo relevante y legalmente compatible.

Almacenamiento electronico

La mayoría de los departamentos de recursos humanos se han trasladado al almacenamiento electrónico de datos dentro del sistema de información de recursos humanos. Proteja esta información como lo haría con los registros en papel y almacene los datos en un formato lógico para que los usuarios puedan acceder. Etiquete los archivos electrónicos de manera clara y coherente con las categorías que se relacionan con los archivos en papel, de modo que los registros se puedan encontrar fácilmente y revise los datos periódicamente para asegurarse de que la información antigua e innecesaria no esté ralentizando el sistema. Organice sus datos electrónicos para que pueda ejecutar informes según sea necesario.

Seguridad

Los registros de RR.HH. son frecuentemente de naturaleza sensible y probablemente están protegidos por las normas de confidencialidad. Almacene la información crítica de manera segura, de modo que el acceso esté restringido solo a aquellos empleados con permiso para ver la información. Establezca sistemas de seguimiento, como un registro electrónico o un registro de salida en papel, para mantenerse al tanto de cualquier acceso, actividad o modificación de los registros de los empleados.