Ideas de presentación y organización

Por mucho que le gustaría creer que vive en una era completamente digital, todavía hay muchos documentos en papel que se utilizan todos los días. La mayoría de los contratos requieren firmas originales en tinta, las facturas y los albaranes de empaque se imprimen y envían con cada pedido y los documentos de licitación normalmente se imprimen y se unen a un libro. Debe utilizar ideas de organización y archivo para asegurarse de que pueda acceder fácilmente a documentos importantes.

Archivando

Si permite que sus archivos activos se mezclen con sus archivos archivados, eso puede hacer que encontrar documentos actuales sea más difícil de lo que debería ser. Cree dos sistemas de archivo dentro de su archivador. Haga que la parte superior de los archivos activos de su gabinete y la parte inferior sean sus archivos archivados. Sus archivos archivados normalmente requerirán más espacio, por lo tanto, permita más espacio en el cajón de su archivador para esos archivos. Coloque los archivos activos en la parte superior del gabinete para un fácil acceso y coloque los archivos archivados en la parte inferior.

Codificación de color

Cuando miras un cajón de archivador lleno de carpetas de manila, todos pueden comenzar a verse iguales. Una forma de facilitar la búsqueda del archivo correcto es utilizar un sistema de codificación por colores en las carpetas de archivos. Puede comprar pegatinas de colores para sus carpetas de archivos en cualquier tienda de suministros de oficina. Puede usar colores para designar diferentes departamentos, diferenciar archivos financieros de no financieros o dividir los archivos por responsabilidad ejecutiva. Para ayudar a otros a usar su sistema de codificación por colores, cree una guía en un pedazo de papel normal de 8 1/2 pulgadas por 11 pulgadas que tenga las etiquetas adhesivas junto con lo que las etiquetas representan.

Subcarpetas

Si tiene información que se puede separar fácilmente en subcategorías, entonces debe usar subcarpetas para ayudar a archivar esa información. Por ejemplo, si tiene una serie de archivos para cada uno de los 50 estados, utilice 50 subcarpetas para mantener la información separada en su sistema de archivos. Las subcarpetas pueden ayudarlo a separar las facturas activas de las facturas pagadas, desglosar los diferentes registros del personal del departamento o mantener toda la información de cada orden de compra agrupada por número de orden de compra.

Mantenlo organizado

Cree una regla de oficina que permita que solo un pequeño grupo de personas designadas puedan extraer archivos y volver a colocar los archivos en los gabinetes. Si permite que cualquier persona de la empresa acceda a los archivos, finalmente se ignorarán los sistemas de archivo y habrá confusión. Solo permita que ciertas personas que conocen los sistemas extraigan los archivos de quienes los necesitan y devuelvan los archivos cuando terminen.