Cómo presentar un formulario 1099 sin un número EIN

Se requiere completar el formulario 1099-Misc del IRS para una empresa que paga a cualquier proveedor $ 600 o más por los servicios en un año determinado. Idealmente, cuando comienza la relación de contrato, la empresa ya ha obtenido el Formulario W-9, que contiene el Número de identificación del empleador (EIN). Sin embargo, aún puede procesar formularios de impuestos de fin de año sin un EIN, pero debe seguir el protocolo de diligencia debida. El trabajo futuro con un proveedor que no proporciona un EIN puede requerir la retención de respaldo federal de los pagos de servicios futuros.

Solicitudes de formulario W-9

Los empleadores deben hacer un esfuerzo para obtener el Formulario W-9 que tiene la información de EIN correcta. Los esfuerzos deben hacerse por escrito y realizarse al menos tres veces antes de completar los formularios de impuestos de fin de año, incluido el Formulario 1099-Misc a los proveedores. Los contratistas y proveedores de renombre proporcionarán fácilmente esta información, porque forma parte de su informe de ingresos fiscales. Una falta de voluntad para proporcionar un EIN sugiere que un proveedor está tratando de trabajar sin reportar todos los ingresos, para reducir su obligación tributaria.

Completando el formulario 1099-Misc

El formulario 1099-Misc del IRS es completado por la parte que realiza los pagos a un proveedor o contratista independiente. Los pagos se realizan al proveedor durante todo el año, a menudo mediante cheques o transferencias bancarias. El Formulario 1099-Misc representa todos los pagos realizados a ese proveedor específico durante todo el año y debe proporcionarse a los proveedores, a más tardar a fines de enero . Para cumplir con las regulaciones, los dueños de negocios que no tienen toda la información requerida deben completar el Formulario 1099-Misc y deben enviarlo tanto al IRS como al proveedor.

Debido a que el software de preparación de impuestos y los programas de procesamiento de formularios digitales no pueden enviar un formulario incompleto, se requieren formularios en papel. Obtener un formulario de papel 1099-Misc. imprimiéndolo en línea con una impresora a color directamente desde el sitio web del IRS u obtener copias de múltiples capas en una oficina local del IRS. Algunas tiendas de suministros de oficina también llevan formularios para la compra.

Complete el formulario con toda la información, incluido el nombre comercial del pagador y el número de identificación fiscal. Complete toda la información para el vendedor como beneficiario. En el cuadro de identificación fiscal del beneficiario, escriba: " Rechazado ". Completa las secciones con todos los pagos. Conserve copias del formulario 1099, junto con todas las solicitudes de un W-9. Envíe una copia a cada uno de los siguientes: el proveedor, el estado y el IRS, como se indica en el formulario. El IRS obtiene la copia roja.

Actualización de procesos de negocio

Es posible que una relación comercial comience con un proveedor que no anticipa más de $ 600 en pagos para el año. Como tal, muchos propietarios de negocios pueden pasar por alto la solicitud de un Formulario W-9 a los proveedores al inicio de un nuevo contrato o proyecto pequeño. Los propietarios de negocios pueden ser más proactivos y requieren un Formulario W-9 completo al inicio de cualquier contrato y antes de que comience el trabajo. En caso de que el IRS rechace la información del EIN, el empleador recibe un Formulario CP-2100 o CP-2100A, que le notifica al empleador un nombre y un EIN que no coinciden. La información EIN rechazada requiere actualizaciones e información adicional del proveedor.

Los empleadores que no pueden verificar la información del EIN están obligados a retener el 24 por ciento de todos los pagos realizados a los proveedores, por impuestos de retención federales de respaldo. Esta cantidad se paga directamente al IRS, al igual que otras cantidades de retención W-2.