Técnicas de organización de archivos

El mantenimiento de un sistema de archivo organizado tiene muchos beneficios, y en el mundo de los negocios este tipo de habilidad organizativa puede ayudarlo a aumentar su productividad y eficiencia. Dado que los sistemas de gestión de archivos adoptan muchas formas, es importante idear técnicas de archivo que funcionen para usted y cumplan con su propósito previsto.

Sepa lo que necesita archivar

Es hora de organizarse, así que comience por revisar la pila de archivos en su escritorio y determine qué necesita archivar. La clasificación a través de los documentos le dará una idea de qué tipos de técnicas de organización instituir, según el tipo de información que tenga que archivar. Cree subpilaciones de acuerdo con las categorías que determine, como "archivos de clientes", "archivos de finanzas" o "archivos de marketing". Al clasificar sus documentos, asegúrese de deshacerse de los archivos que ya no necesita o de ponerlos en los archivos de su empresa.

Si necesita organizar archivos electrónicos, realice la misma actividad utilizando los documentos electrónicos. Cree subcarpetas electrónicas y coloque sus documentos en la carpeta según los tipos de archivos que sean. Mueva los documentos viejos y desactualizados a su computadora basura.

Orden alfabetico

Una vez que haya completado todas sus subpilas y sepa lo que necesita archivar, puede descubrir cómo mantener los documentos organizados de una manera que le permita acceder a la información fácilmente. De acuerdo con la Comisión de Archivos y Biblioteca del Estado de Texas, los sistemas de archivo alfabético son una de las técnicas de organización de archivos básicas y más preferidas. La presentación alfabética tiene que ver con organizar sus documentos de acuerdo con las letras del alfabeto, y puede hacerse en forma impresa o electrónicamente. Si elige alfabetizar sus documentos, organice las carpetas de archivos que están etiquetadas de la A a la Z y se archivan.

Orden cronológico

Puede utilizar una técnica de organización cronológica para la presentación, que organiza los archivos según la fecha o la secuencia de fechas. La Red de emprendedores (un recurso en línea para emprendedores) recomienda el uso de una técnica de organización cronológica porque hace que sea más cómodo archivar y acceder a los registros. Este tipo de sistema de organización puede ser especialmente útil al guardar archivos de reuniones. Para archivos duros y electrónicos, cree carpetas que se dividen en semanas, meses, trimestres o años, dependiendo de su necesidad.

Manteniendo el Proceso

Es fácil dejar que esos papeles se acumulen, pero establecer un proceso de presentación será beneficioso. Cuando nuevos documentos caigan sobre su escritorio, intente archivarlos lo más pronto posible. Esto le ahorrará tiempo en el camino de tener un proyecto de archivo masivo. Si no puede archivar documentos inmediatamente, colóquelos en una bandeja de archivo en el mismo orden que ha establecido (alfabéticamente o cronológicamente). Esto hará que sus esfuerzos de presentación, más adelante, sean más rápidos.