Explique por qué la separación del deber es importante en contabilidad

La separación de funciones en un departamento de contabilidad sirve como la principal defensa contra el fraude interno. Hacer que los empleados revisen el trabajo de los demás puede reducir los errores, pero los errores simples no reducen los beneficios en la misma medida. Las pequeñas empresas sufren de manera desproporcionada el fraude, perdiendo un promedio del 5 por ciento de los ingresos, o $ 160, 000 por robo interno. La separación de funciones dentro del grupo de contabilidad minimiza las oportunidades para que los empleados roben de la compañía.

El triángulo del fraude

Los expertos en prevención del fraude reconocen un "triángulo de fraude" que crea condiciones para la malversación. Ese triángulo consiste en la presión financiera sobre el empleado, la racionalización de la acción criminal y la oportunidad de cometer el crimen. La separación de funciones dentro del departamento de contabilidad rompe el triángulo en el punto de oportunidad. Saber que otros revisan y verifican los componentes críticos de su trabajo altera la percepción de oportunidad de un empleado. Dado el costo potencial del fraude de los empleados, una inversión en medidas para evitarlo proporciona un buen rendimiento.

Fraude de cuentas por pagar

Las cuentas por pagar, si no se controlan adecuadamente, ofrecen muchas oportunidades para el fraude. Un empleado puede crear facturas falsas, desembolsando fondos a una cuenta que controla. O puede escribir cheques para sí mismo y registrarlos como pagos a uno de los proveedores de la compañía. La separación de funciones por función, para que ninguna persona pueda aprobar una factura, crear un nuevo proveedor en el sistema o emitir un cheque, reduce estas posibilidades. Más de una persona debe supervisar los reembolsos a los proveedores, otra fuente de actividad fraudulenta. Requerir una revisión estricta de la aprobación del proveedor y la aceptación del contrato también evita los sobornos pagados por los proveedores que reciben un trato preferencial o sobrepagos.

Otras vías para el fraude

Otras funciones dentro del departamento de contabilidad proporcionan vías similares para actividades fraudulentas. Los posibles fraudes de nómina incluyen cuentas de gastos infladas, reclamos falsos de horas trabajadas e incluso empleados "fantasmas". En última instancia, el ladrón crea empleados que no existen, envía informes de tiempo para ellos y deposita sus cheques de pago en su propia cuenta. La segregación de las funciones de contratación y pago rompe este enlace en el triángulo. Las cuentas de los clientes también crean posibilidades de fraude. Un empleado deshonesto puede simplemente cobrar los pagos en efectivo de los clientes o desviar cheques a su propia cuenta. Para ocultar el robo, el ladrón puede desviar los pagos subsiguientes de otros clientes en un esquema llamado "skimming".

Segregación de deberes en una pequeña empresa

Las grandes empresas separan los deberes contables en departamentos, proporcionando los controles necesarios sobre los fondos. Crear la adecuada segregación de funciones presenta a un propietario de una pequeña empresa un desafío, pero no uno insuperable. El propietario de una pequeña empresa puede hacer que el banco entregue el estado de cuenta mensual a su casa. Esto asegura que ningún empleado tenga la oportunidad de eliminar evidencia antes de que alguien más la vea. Cuando sea posible, el propietario debe firmar todos los desembolsos. Requerir dos firmas en los cheques puede evitar la escritura fraudulenta de cheques. Dos empleados, o el propietario y el contable, deben revisar todos los depósitos bancarios, elementos de nómina y envíos de gastos. Esta división de deberes no puede detener todo fraude, pero reduce la oportunidad.