Método de gastos en efectivo en la contabilidad

Los gastos son un costo inevitable de hacer y mantenerse en el negocio. Cuando una empresa incurre en un gasto, existen dos métodos contables que puede usar para registrar el gasto en sus libros: la base de efectivo y la base de acumulación. Las pequeñas empresas suelen utilizar la base de contabilidad en efectivo, y como registra los gastos solo cuando se pagan, requiere menos contabilidad que la base de contabilidad devengada.

El método de base de efectivo

Con la contabilidad de base de efectivo, una compañía registra un gasto solo cuando se realiza el pago, y no cuando se incurre y se compara con los ingresos, como se hace con la contabilidad de acumulación. Aunque el método no cumple con los principios de contabilidad generalmente aceptados, o GAAP, los lectores de los estados financieros preparados utilizando la base contable de efectivo tienen mayor confianza en los flujos de efectivo reales representados en el estado de resultados de la compañía.

Un ejemplo de base de efectivo

Para demostrar un ejemplo del método de contabilidad de base de efectivo, suponga que un restaurante conocido paga a sus empleados los días 15 y 30 de cada mes por el trabajo que realizaron durante las dos semanas anteriores. Últimamente, el restaurante ha experimentado un problema con sus flujos de efectivo, y aunque logró pagar a sus empleados el 15 de mayo, no tiene el efectivo para pagarlos el 30 de mayo. Vinny, el gerente del restaurante, habla con el personal., informándoles que sus cheques no estarán disponibles hasta el 7 de junio.

Entrada de diario

El 15 de mayo, la entrada de diario para registrar los $ 6, 000 en salarios pagados en esa fecha se registra en los libros de la compañía de la siguiente manera:

Débito Salario Gastos 6, 000 Crédito Efectivo 6, 000

Aunque los salarios para el próximo período, del 16 al 30 de mayo, son gastos incurridos en mayo, no se registrarán en los libros de mayo, ya que los empleados no recibirán pagos hasta junio. Esto es diferente a la base de acumulación de contabilidad, que registraría el gasto salarial en mayo, porque el trabajo se realizó en ese momento.

El impacto de la sincronización

El 7 de junio, el contador del restaurante les paga a los empleados por el trabajo que realizaron del 16 al 30 de mayo. Esto resulta en la siguiente entrada de diario:

Débito Salario Gastos 6, 000 Crédito Efectivo 6, 000

Debido a que el método de efectivo se enfoca en el momento del pago y no en el gasto, los gastos de mayo fueron subestimados en este ejemplo, lo que resultó en una exageración de las ganancias de la compañía. Debido a que el mes de junio incluirá el pago de los salarios de mayo y el pago de los dos períodos de pago normalmente programados en junio, los gastos de junio se exagerarán en su estado de resultados.