Ejemplos de sistemas contables

Los sistemas contables rastrean los ingresos y gastos de una organización o empresa. Sin embargo, los métodos contables se modifican para adaptarse a las necesidades contables específicas de una empresa. La contabilidad para una empresa de construcción es muy diferente del sistema de contabilidad para un minorista. Un gerente tiene que definir las necesidades contables específicas de su empresa y la industria y seleccionar un sistema que cumpla con estos requisitos. Algunas empresas requieren un seguimiento de inventario sólido, mientras que otras empresas necesitan informes detallados de cuentas por cobrar y trabajos en curso.

Un buen sistema de contabilidad debe proporcionar informes de gestión, estados financieros, informes preparados para personas externas e información adecuada para presentar las declaraciones de impuestos.

Sistemas de contabilidad para fabricantes.

Los fabricantes fabrican y ensamblan productos, por lo que sus sistemas de contabilidad deben tener información sobre el inventario, las horas de trabajo, los gastos generales y las comisiones de ventas. Un fabricante puede tener tres tipos de inventario: materias primas, productos en producción y productos terminados. Un fabricante también necesita saber cuántas horas de trabajo se utilizan para hacer cada producto.

Los sistemas de nómina deben rastrear al menos tres tipos de personal: mano de obra de manufactura por hora, personal administrativo por salario y vendedores a quienes se les paga por comisión. Los gastos generales deben asignarse a los gastos de fabricación para determinar los costos individuales para hacer cada producto.

Sistemas de contabilidad para minoristas

El negocio de un minorista consiste en comprar y vender productos. El sistema contable de un minorista contiene un informe detallado del inventario. Estos detalles deben incluir el nivel de inventario, la tasa de rotación anual, el beneficio de cada producto y los puntos de pedido. Dado que la mayoría de los minoristas compran muchos productos diferentes, su sistema contable necesita información extensa sobre el estado de las cuentas por pagar, los tiempos de entrega y los descuentos disponibles.

Los minoristas venden en efectivo, por lo que necesitan informes sobre sus cuentas bancarias y los tiempos y tarifas de procesamiento de tarjetas de crédito. El equipo de punto de venta debe conectarse directamente al software de contabilidad para los informes en tiempo real.

Sistemas de contabilidad para distribuidores

Los sistemas de contabilidad para los distribuidores son similares a los de los minoristas, pero los distribuidores suelen vender en términos de crédito a sus clientes, por lo que necesitan informes más sólidos en sus cuentas por cobrar. Lo más probable es que varias personas en la oficina necesiten acceso a los informes de cuentas por cobrar para poder comunicarse con los clientes y hacer un seguimiento de los pagos atrasados.

Al igual que los minoristas, los distribuidores necesitan información detallada sobre su inventario: el costo de cada artículo, las ventas por producto y el beneficio de cada producto.

Sistemas de contabilidad para la construcción

Los contratistas tienen diferentes necesidades de sus sistemas contables. Necesitan la capacidad de realizar un seguimiento de los costos y el progreso de sus proyectos de construcción. El sistema de contabilidad para los contratistas debe informar los costos de materiales de los productos que entran en cada proyecto, cuántas horas de mano de obra se consumen y cuál es el porcentaje de finalización del proyecto.

Los contratistas generalmente financian los costos de sus proyectos con líneas de crédito bancarias. Por lo tanto, sus pasivos deben tener información sobre los montos dibujados en las líneas de crédito y las fechas de vencimiento de los préstamos.

Sistemas de contabilidad para organizaciones no lucrativas

Las organizaciones sin fines de lucro deben realizar un seguimiento de sus donantes para identificar quién les está dando dinero. Una organización sin fines de lucro está obligada a enviar a los donantes las declaraciones de fin de año de sus donaciones para utilizarlas con las declaraciones de impuestos.

Los sistemas contables para organizaciones sin fines de lucro deberían poder producir informes de ingresos y gastos para presentaciones ante una junta directiva, donantes principales y el gobierno. Los administradores sin fines de lucro necesitan informes que hagan un seguimiento de las contribuciones a los programas individuales en comparación con los montos presupuestados.

Los sistemas de contabilidad vienen en una variedad de formas que se modifican para las distintas necesidades de una industria. Si bien el propósito principal de un sistema contable es hacer un seguimiento de los ingresos y gastos, hay muchas maneras diferentes de hacerlo. Los gerentes de negocios tienen que retroceder e identificar sus necesidades exactas al considerar los programas de contabilidad para su empresa. Los administradores necesitan informes internos modificados para fines de toma de decisiones, estados financieros para presentación a inversionistas y acreedores, y datos precisos para las declaraciones de impuestos.