Ejemplo de un sistema de nómina

Debe pagar a sus empleados a través de un sistema de nómina, pero el tipo de sistema que utilice depende de sus necesidades de nómina. El tamaño de su empresa y su conocimiento de las tareas de nómina tienen mucho que ver con si elige un sistema automatizado o manual o si le entrega el trabajo a un proveedor de servicios de nómina.

En casa automatizado

Un sistema de nómina automatizado o computarizado puede ser un software independiente o un software de nómina integrado con recursos humanos y funciones contables. Desde su sitio de trabajo, ingresa los datos de nómina de sus empleados en el sistema, incluida información personal como el número y la dirección del Seguro Social, y salarios, horas de trabajo, tasas de pago e información de retención de impuestos. El software calcula los cheques de pago basándose en los datos que ingresó y permite el pago mediante cheque real, depósito directo y tarjetas de pago.

Con un sistema automatizado de cronometraje, puede ingresar las horas en el software de nómina. El software de nómina retiene los impuestos de los salarios de sus empleados y calcula artículos complejos como el embargo de salarios, salarios suplementarios y deducciones antes de impuestos. El software le permite realizar un seguimiento de los beneficios específicos de los empleados, imprimir registros de nómina e informes de impuestos y realizar el procesamiento W-2. Este sistema mejora la eficiencia y la precisión sobre los sistemas manuales.

Servicio de nómina

Un servicio de nómina es un sistema externo. Por una tarifa, usted subcontrata sus tareas de nómina al proveedor. Dependiendo de sus necesidades, el proveedor procesa su nómina completa, incluidos sus asuntos de impuestos de nómina, o administra algunos aspectos de su nómina.

Las compañías de nómina generalmente ofrecen servicios en línea, y algunas ofrecen un enfoque de "hágalo usted mismo": usted ejecuta la nómina desde su teléfono móvil u oficina e imprime sus propios cheques de pago, si lo desea. En lugar de tener que comprar software, utiliza el sistema en línea del proveedor. Otras compañías de nómina ofrecen servicios en línea más limitados. Por ejemplo, usted carga las horas de sus empleados en el sistema del proveedor, mientras que el proveedor procesa toda su nómina y le envía los cheques a usted. Este sistema puede ahorrar tiempo y dinero y ayudarlo a reducir las penalizaciones por errores en los cálculos de salarios, horas e impuestos, ya que el proveedor generalmente tiene expertos en esos campos. Aún debe verificar el trabajo del proveedor y mantenerse informado sobre los asuntos de nómina, ya que podría ser considerado responsable de los errores del proveedor.

A mano

El procesamiento de su nómina completa a mano o manualmente puede funcionar si tiene pocos empleados, como cinco o menos. Necesita solo algunos elementos para establecer este sistema, como cheques bancarios, papelería y diarios de nómina para el mantenimiento de registros. Usted calcula los salarios y las deducciones a mano, lo que puede ser riesgoso porque los cálculos de la nómina pueden ser complejos.

Como no tiene software para ayudarlo en sus cálculos, verifique tres veces cada nómina para verificar su exactitud antes de pagar a sus empleados. No escriba a mano los W-2 anuales porque el escáner de la Administración del Seguro Social requiere el uso de una fuente específica para leerlos; utilizar una máquina de escribir en su lugar. Para el mantenimiento de registros, mantenga sólo los archivos de copia impresa. Este sistema es fácil y económico de establecer.

Consideraciones

La Administración de Pequeños Negocios de los EE. UU. Recomienda tomar ciertos pasos para ayudarlo a establecer su sistema de nómina. Esto incluye obtener un número de identificación del empleador, determinar si los gobiernos estatales y locales requieren números de identificación, conocer la diferencia entre empleados y contratistas independientes, elegir un período de pago que cumpla con la ley estatal y seleccionar el sistema de nómina adecuado.