Los Elementos de un Programa de Administración de Contratos Cumple

Cumplir con la administración de contratos es más que una simple palabra de moda. Los contratos que cumplen con las leyes locales, estatales y federales pueden mantener a su empresa fuera de problemas legales, y la supervisión del contrato garantiza que todas las partes cumplan con sus obligaciones y obtengan los beneficios que el contrato promete. Las empresas más grandes pueden necesitar un departamento completo dedicado al cumplimiento de los contratos, pero si solo tiene algunos contratos, a menudo puede contratar expertos externos para que lo ayuden a supervisar la administración de los contratos.

Asesoramiento jurídico y supervisión.

Antes de firmar cualquier contrato, un abogado debe revisarlo. En particular, si trabaja en un campo lleno de regulaciones legales, tales como atención médica, construcción o perforación petrolera, su abogado también debe informarle sobre cambios en las regulaciones. Incluso si su contrato promete realizar el trabajo de una manera, un cambio en la ley puede alterar las formas en que está legalmente autorizado para realizar sus tareas. Esto puede requerir una modificación del contrato.

Administración de recursos humanos

Su departamento de recursos humanos desempeña un papel clave en la administración de contratos al garantizar que tenga personal calificado. Un contrato contable, por ejemplo, generalmente requiere de contadores con licencia, no solo el uso de miembros del personal que son buenos con los números. El departamento de RR.HH. debe estar al tanto de los requisitos de licencia además de monitorear cualquier queja de los miembros de su personal. Un contrato puede fracasar rápidamente si un empleado lo acusa de discriminación, y RH debe implementar políticas claras diseñadas para prevenir estas violaciones legales.

Supervisión contable

Su departamento de contabilidad debe asegurarse de que cada proveedor de servicios reciba un pago puntual y preciso, incluidos los acuerdos de horas extra que haya realizado. La contabilidad también puede ayudar en la supervisión de contratos realizando auditorías regulares que aseguren que sus pronósticos financieros se alineen con la realidad. La preparación de los impuestos es otra parte clave de la administración del contrato, y si se le exige que realice pagos trimestrales por las ganancias que obtenga de acuerdo con el contrato, su departamento de contabilidad debería atenderlo.

Estándares claros de información

Muchos contratos requieren informes periódicos sobre el progreso del proyecto. Por ejemplo, es posible que deba notificar a la otra parte si el contrato está programado para superar el presupuesto o enviar informes cuando las pruebas fallan la primera vez. Establezca pautas claras para la presentación de informes que definan quién debe crear informes, a quién deben entregar estos informes, cuándo deben presentarse los informes y quién está a cargo de garantizar que los informes se presenten de manera oportuna.