Ocho pasos para una efectiva gestión de contratos

La gestión de contratos implica la supervisión de acuerdos con proveedores, clientes, socios y empleados. La supervisión efectiva es de importancia crítica porque las ventas pueden perderse y las sanciones regulatorias pueden derivarse de una gestión de contratos deficiente. Comprenda cómo administrar eficazmente los contratos, y el proceso de compra de su pequeña empresa puede mejorarse significativamente.

Orientación

Debe celebrarse una reunión con el departamento que está realizando el trabajo de gestión de contratos y los afectados por el proceso de gestión de contratos. En la reunión, la razón de la gestión de contratos debe explicarse junto con el hecho de que el programa está totalmente respaldado por la alta dirección. Cuando sea factible, un miembro de la alta gerencia debería dirigir la reunión.

Plan

Se debe desarrollar un plan integral para implementar un sistema de gestión de contratos que garantice que todos los departamentos afectados en una organización se centren en brindar un enfoque rentable para la gestión de contratos.

Personal

A una persona de la organización se le debe asignar la responsabilidad de la gestión de contratos. Esto a menudo es el gerente de compras. Un plan de proyecto para implementar un sistema de gestión de contratos debe ser desarrollado por una persona asignada a la responsabilidad de ver que un sistema se implemente correctamente, a tiempo y dentro del presupuesto. El plan debe designar las tareas a realizar, quién es responsable de la tarea y la fecha de finalización específica.

Proceso

La documentación de un proceso de gestión de contratos garantiza que todos en la empresa manejen los contratos de la misma manera. Especifique un flujo de trabajo, qué persona o departamento es responsable de completar cada paso en el flujo de trabajo y cómo se manejan las excepciones del flujo de trabajo.

Formación

Los miembros del departamento responsable de la gestión de contratos deben recibir capacitación sobre el proceso de gestión de contratos de la empresa, los términos utilizados y las pautas para la función.

Normas

Desarrollar estándares de gestión de contratos. Tales estándares deben incluir el mantenimiento de documentación precisa para la fecha de inicio y finalización de un contrato y el mantenimiento de los apéndices completos del contrato, teniendo en cuenta cualquier cambio en el acuerdo contractual, como la renovación de un contrato de servicio.

Medición

Establezca métricas para medir y evaluar la efectividad de la función de gestión de contratos dentro de una organización. Tales métricas incluirían la precisión en la preparación del contrato y el tiempo para recuperar y hacer referencia a los contratos cuando sea necesario.

Revisión de cuentas

La función de gestión de contratos debe ser auditada periódicamente utilizando una lista de verificación de auditoría como referencia. La lista de verificación debe especificar qué auditar y específicamente qué inspeccionar con los resultados esperados que cumplen con los estándares de auditoría de contrato.