Comunicación eficaz de negocios de escritura

Si alguna vez ha recibido una nota llena de errores tipográficos y errores gramaticales, probablemente tiende a descartar el mensaje en la nota. O, si el memo es demasiado largo y no describe la tarea en cuestión de manera adecuada y clara, se confundirá con lo que se espera de usted y sus compañeros de equipo. La redacción comercial efectiva es tan importante como las comunicaciones orales y puede afectar la productividad y las ganancias.

Conoce a tu audiencia

Un documento detallado paso a paso para un plan de proyecto se escribirá de manera diferente a una carta de ventas enviada por correo a una lista de prospectos. La primera clave para una escritura comercial exitosa es conocer a su público. Esto no solo afecta las palabras reales que utilizará, sino también el tono de lo que escribe. El tono de un plan detallado será conciso, lógico y al punto. Una carta de ventas será más emotiva en tono y más persuasiva.

Los formatos

El software de procesamiento de textos y hojas de cálculo ha puesto a disposición de los escritores de negocios muchos formatos de escritura. La elección del formato es importante y puede ayudarlo a comunicar mejor su mensaje. Lo más probable es que el plan del proyecto se comunique, al menos en parte, mediante el uso de hojas de cálculo, mientras que una carta de ventas generalmente no es más larga que una página y se coloca en el membrete de la empresa.

Composición y estilo

Cuando realmente comienza a escribir, hay consideraciones de composición y estilo que ayudan al proceso. Crear un esquema, especialmente útil si está escribiendo un documento largo, ayuda a dividir su tarea en partes manejables de información que finalmente son más legibles para su audiencia. Use un lenguaje simple que sea comprensible para todos los que lean su artículo. Asegúrese de que su tema principal no se pierda en su retórica. Todo lo que escriba debe ser compatible con el tema principal para que su mensaje no se pierda.

Documentos amigables para el lector

Los párrafos cortos se comunican mejor que los más largos y los encabezados deben captar la atención de su lector. Agregar gráficos y tablas, una vez más fácil con el software de hoy, rompe el texto y lo agrega a la comprensión.

Cuida tu gramática

Nada parece más poco profesional que un documento con errores gramaticales y errores de ortografía. Incluso con las revisiones de ortografía y gramática en los programas de software de hoy, es fácil cometer errores en un documento que reste valor al mensaje del documento. Asegúrese de leer lo que ha escrito desde la perspectiva de su lector y asegúrese de que sea una letra perfecta. Compruebe si hay ambigüedades también. El lenguaje claro y directo ayuda a asegurar que su mensaje sea entendido.