Redacción de un memorando interno

Los memorandos internos proporcionan a sus compañeros de trabajo y gerentes información sobre proyectos, objetivos, plazos, problemas y otros temas. Si espera que se lea su nota, es importante escribir lo más sucintamente posible e identificar claramente el propósito de la nota. Una revisión rápida del formato de las notas ayudará a garantizar que su nota sea clara y concisa.

Título

El encabezado contiene la fecha, enumera los nombres de los destinatarios, enumera su nombre y proporciona una breve descripción del tema. Coloque cada uno de estos elementos en líneas separadas. "Para:" precede a la lista de destinatarios, "De:" precede a su nombre, "Fecha:" precede a la fecha y "Asunto:" precede a la descripción del sujeto. La parte más importante del título es el tema. Los lectores deben comprender rápidamente qué información o instrucciones están contenidas en el cuerpo de la nota leyendo la línea del asunto. Una buena línea de asunto describe el propósito de la nota en tan pocas palabras como sea posible.

Introducción

La introducción proporciona algunos antecedentes sobre el tema que analizará en el cuerpo de la nota. Si bien el tema puede ser bien conocido, sus destinatarios pueden necesitar información adicional, especialmente si no están directamente involucrados con el proyecto. Explique brevemente el motivo de la nota en un párrafo de dos o tres oraciones. El objetivo de la introducción es garantizar que los destinatarios entiendan exactamente lo que se discutirá y por qué han recibido la nota.

Cuerpo

El cuerpo de la nota explica el tema listado en la línea del asunto en detalle. Si el propósito de la nota es actualizar a los destinatarios sobre el estado de un proyecto, puede explicar brevemente el propósito del proyecto y enumerar todos los elementos que se han completado y los que están incompletos. Si necesita la aprobación para continuar con una tarea o tarea, el cuerpo debe contener información que explique exactamente qué planea hacer, cuándo planea hacerlo y cómo planea hacerlo. Evite agregar detalles insignificantes. La nota debe incluir solo la información que los lectores necesitan para comprender la situación o tomar una decisión.

Conclusión

La conclusión explica qué acción desea que tomen los destinatarios después de leer el memorándum. Puede solicitar información, una decisión o invitar a los destinatarios a una reunión para discutir el tema. La conclusión debe incluir información sobre cómo contactarlo. Incluya más de un método de contacto, como su número de extensión telefónica y su dirección de correo electrónico. Si hay una fecha límite para las respuestas a la nota, es importante tener en cuenta esta información también.