¿Un empleador tiene que compensar a los trabajadores por el kilometraje?

Aunque los empleadores privados no están obligados por ley a reembolsar a los empleados por el kilometraje relacionado con el uso de vehículos privados relacionados con el trabajo, a muchos les resulta beneficioso hacerlo. Las empresas disfrutan de una importante reducción de impuestos para el reembolso de millas y el mantenimiento del vehículo, y muchas compañías encuentran que ofrecer este beneficio les ayuda a atraer y retener empleados talentosos.

Uso de vehículos de la compañía

Un empleado que opera un vehículo de la empresa para uso comercial generalmente recibe un reembolso en efectivo por el dinero que paga de su bolsillo para cubrir los gastos de combustible. Luego, la compañía toma una deducción de impuestos, ya sea reclamando gastos reales, a través del conteo de recibos de gas, o reclama la deducción de millaje estándar del Servicio de Impuestos Internos de los EE. UU. Las empresas también pueden descontar los costos relacionados con los arrendamientos de vehículos de la empresa, las tarifas de registro y el mantenimiento general.

Uso personal del vehículo

Un empleado que usa un vehículo personal para fines comerciales y no recibe reembolso por millaje puede tomar la deducción de impuestos por sí mismo, siempre que cumpla con ciertos criterios. Se debe guardar documentación cuidadosa para demostrar el kilometraje relacionado con el uso comercial, con el contribuyente que realiza el seguimiento de los recibos de gas y el mantenimiento y los registros financieros relacionados con el mantenimiento. Se le puede pedir al contribuyente que verifique que las deducciones se toman por el millaje acumulado solo durante la finalización de las funciones comerciales necesarias, en lugar del uso personal. El tiempo de viaje entre el hogar y un lugar de negocios no se considera un gasto deducible a menos que la persona trabaje por cuenta propia.

Impuestos de reembolso de negocios

Muchos empleados negocian el reembolso de millas como parte de sus paquetes de empleo. Como tal, un empleado debe poder verificar la validez comercial del kilometraje reembolsado mediante el mantenimiento de los registros del vehículo. Si una empresa les proporciona a sus empleados una tasa de reembolso por millaje que es diferente de la deducción por millaje estándar del IRS, la ley puede requerir que tome nota de las cifras de reembolso en los registros de impuestos de nómina e ingresos de los empleados.

Reembolso a contratistas independientes

Al igual que los empleadores no están obligados a reembolsar a los empleados por millaje comercial, también están exentos de reembolsar a los contratistas independientes que trabajan por cuenta propia por su millaje relacionado con el negocio. Aunque los contratistas pueden tener en cuenta el kilometraje como parte de una solicitud general de compensación al establecer las tarifas del proyecto, la mayoría encuentra un mayor beneficio al deducir los costos de operación y mantenimiento del vehículo en sus propias declaraciones de impuestos individuales.