Preparación de documentos para escanear
El escaneo de documentos le permite convertir sus documentos acumulados en una base de datos de búsqueda por computadora. Puede encontrar que escanear registros de cosas como contratos le permite reducir los gastos de almacenamiento de documentos, o puede ofrecer documentos escaneados en la Web o que sus clientes compren. Preparar un documento para escanear requiere un poco de planificación y previsión.
Qué escanear
El primer requisito de preparación es elegir qué escanear y con qué fines. Puede haber requisitos legales; por ejemplo, a los psiquiatras que se ocupan de los distritos escolares o del sistema judicial penal se les puede pedir que analicen las evaluaciones de los pacientes con cierta información de identificación eliminada. Los documentos legales pueden requerir que las páginas de firma o las declaraciones juradas se escaneen como páginas de portada que acompañan al documento.
Requerimientos Mecánicos
Existen dos categorías amplias de escáneres: escáneres de superficie plana (adecuados para escanear libros encuadernados, piezas de arte grandes o planos) y escáneres de alimentación de hojas. Los escáneres de alimentación de hojas solo pueden escanear un lado de una página a la vez; esto es a menudo todo lo que se necesita. Para escanear las páginas de un libro sin encuadernar, los escáneres alimentados con hojas deben hacer una impresión a doble cara: escanear un lado de una hoja, voltearla y escanear el otro lado. Cuando cargue un escáner de alimentación de hojas, tómese un momento para hojear todas las páginas, buscando páginas al revés y cosas como grapas, etiquetas de cinta o notas adhesivas que pueden desprenderse cuando las páginas pasan por el mecanismo.
Preparacion fisica
Una vez que se conocen las razones legales y comerciales para el escaneo, el siguiente requisito es la preparación física. El tipo de preparación física dependerá del escáner que se use y puede variar desde muy simple: quitar las grapas en las páginas sueltas antes de introducirlas en un escáner alimentado por hojas, hasta el intrincado, pegar muchos documentos más pequeños juntos en un respaldo. Tablero para reducir el sangrado y ejecutarlos en un escáner de cama plana. Los documentos deben ser presionados planos, sin rizos ni arrugas. Si está tratando de aumentar el contraste del texto en un escáner de superficie plana, poner una base gris neutral, como el respaldo de cartón de un bloc de papel, detrás de la página que se está escaneando, puede ser útil.
Requisitos de procesamiento de OCR
El reconocimiento óptico de caracteres utiliza el reconocimiento de formas para tratar de unir palabras de un diccionario. La preparación del documento para OCR comienza centrándose en el contraste en el documento original. Un truco que puede funcionar para documentos viejos en papel que están amarillentos por el contenido de ácido es hacer una fotocopia de alto contraste en papel grueso. En el lado físico y mecánico, la mayoría de los escaneos OCR son para páginas sueltas, y asegurarse de que estén cuadradas en el alimentador de documentos también es importante, ya que las páginas escaneadas en un ángulo leve pueden aumentar la tasa de error. No importa qué tan bueno sea su OCR, querrá dedicar tiempo a corregir el escaneo resultante, y eso debe ser presupuestado en el tiempo necesario.