Las desventajas de no tener deberes segregados dentro del departamento de contabilidad

La segregación, o separación, de los deberes contables significa dividir las tareas para que diferentes personas manejen el procesamiento de transacciones, el registro de datos, la preparación de estados financieros y la auditoría. Confiar en una persona para manejar todas las funciones contables podría llevar a controles internos deficientes, fraude contable y apropiación indebida de los activos de la compañía.

Controles internos

Una pequeña empresa, como un restaurante o un consultorio médico, puede no tener un departamento de contabilidad con docenas de empleados. Sin embargo, hacer que el gerente de la oficina o el contable sea el único responsable de la contabilidad puede significar que no se detecten los errores en el ingreso de datos, como ingresar el monto de ventas incorrecto, o errores más graves, como olvidarse de registrar una transacción o no pagar. Las facturas a tiempo. En un artículo publicado en abril de 2009 por el Instituto de Auditores Internos, Nick Stone, gerente de auditoría corporativa, escribió que los propietarios de pequeñas empresas deberían mantenerse involucrados. Por ejemplo, podrían revisar los extractos bancarios mensuales y rellenar periódicamente para el contable. Estas verificaciones al azar podrían servir como un mecanismo de revisión para detectar entradas y tendencias inusuales.

Detección de fraude

La inadecuada segregación de funciones podría dificultar la detección del fraude. Los ejemplos de fraude incluyen la aceptación de efectivo de los clientes sin registrar la transacción en los libros de la compañía, no informar de manera deliberada las transacciones de ventas o informar en exceso los pagos a los proveedores, colocar de manera incorrecta las facturas y recibos, ocultar responsabilidades en cuentas fuera de balance y presentar información engañosa a Auditores y agencias tributarias. En un artículo publicado por Small Business Resource Network, la contadora pública certificada Eve E. Brown sugiere que la separación de funciones permite que al menos una persona en el proceso contable detecte e informe los casos de fraude. Stone escribe que el principio básico de la segregación es que ningún empleado o grupo de empleados debe estar en posición de perpetrar y ocultar el fraude en el curso normal de sus funciones.

Apropiación indebida de activos

La malversación de activos también podría resultar de una segregación inadecuada de las funciones contables. Estos riesgos crecen si una persona está a cargo de manejar los activos, registrar las transacciones en el libro mayor de la compañía y revisar los saldos al final de un período contable. Entre los ejemplos se incluyen la limpieza de efectivo, que podría implicar la malversación de efectivo recibido por correo y manipulación de cheques, y esquemas de nómina fraudulentos, como pagos en efectivo a empleados inexistentes.

Consideraciones

La separación de los deberes contables no eliminará los errores y el fraude, pero puede ayudar a reducirlos. Los principales escándalos contables de fines de los años 1990 y 2000 a menudo involucraron a empresas que cotizan en bolsa y que tuvieron que proporcionar información financiera completa a múltiples agencias reguladoras. El soborno, los conflictos de intereses y otros riesgos de corrupción se mantendrían en una contabilidad segregada. Stone sugiere que estos riesgos de corrupción requieren controles corporativos de alto nivel, como políticas de gobernabilidad y pautas de conflicto de intereses.