La mejor manera para que HR explique un W-4

Depende de sus empleados completar sus formularios W-4 correctamente y enviarlos al departamento de nóminas de manera oportuna. Sin embargo, el formulario puede ser confuso, por lo que es mejor si los miembros del personal de recursos humanos explican la importancia de completar el formulario correctamente a todos los empleados nuevos.

Método de entrenamiento

Si se contrata a varios empleados al mismo tiempo, puede explicar el formulario a todos al mismo tiempo. Si son contratados en diferentes momentos, explique el formulario a cada uno de ellos por separado. Transmitir personalmente la información en lugar de confiar únicamente en tutoriales electrónicos o manuales impresos. Esto permite a los empleados hacer preguntas y obtener respuestas en el momento.

Subsidios

Transmitir la importancia de las prestaciones en el W-4. Explique que las asignaciones reducen sus ingresos imponibles y, si reclaman más de lo que tienen derecho, podrían terminar debiendo que el Servicio de Impuestos Internos llegue el momento de los impuestos. Recorra las líneas de la A a la G de la sección Hoja de cálculo de asignaciones personales con cada empleado para obtener el total exacto para la línea H de la hoja de cálculo y, en última instancia, para la línea 5 de la sección Certificado de asignación de retenciones del empleado del W-4.

Estado civil

Indique el impacto que el estado de presentación tiene en la retención. El estado único es el tramo impositivo más alto y el estado matrimonial es el más bajo. Si un empleado casado quiere que se le retengan más impuestos porque tanto él como su cónyuge trabajan, puede elegir la opción "Casado, pero retenerse a una tarifa única más alta". Debe verificar el estado de presentación apropiado en la línea 3 del certificado de asignación de retenciones.

Exento de la retención

Revele las condiciones bajo las cuales los empleados pueden reclamar la exención de la retención y cómo llenar el formulario si califican para ello. A partir de 2013, si otra persona puede reclamar al empleado como dependiente en su declaración de impuestos y si el ingreso del empleado supera los $ 1, 000 e incluye ingresos no devengados de más de $ 350, no puede reclamar la exención en la línea 7 del formulario.

Segunda pagina

Mientras que algunos empleados pueden necesitar completar solo la página 1 del W-4, otros pueden necesitar completar la página 2 también. Explique las condiciones para reclamar deducciones y ajustes en la página 2, que afectan la cantidad que los empleados deben reclamar en las líneas H de la hoja de trabajo y la línea 5 de la primera página. Si los empleados tienen más de un trabajo o si ellos y sus cónyuges trabajan, deben completar la Hoja de trabajo de dos asalariados / trabajos múltiples, que se traduce en una cantidad de retención adicional que debe ir en la línea 6 de la página 1.

Consecuencias W-4

Explique las penalizaciones de completar el formulario incorrectamente o no enviar uno. En el primer caso, reclamar demasiadas concesiones puede hacer que el IRS revise la retención del empleado para verificar su exactitud y posiblemente le envíe una carta de bloqueo para cambiar la retención a la cantidad correcta. En este último caso, debe retener en el tramo impositivo más alto de estado único con cero asignaciones hasta que el empleado entregue el formulario. Además, el IRS puede cobrar a los empleados que ponen información falsa en sus W-4 una multa de $ 500.

Consideraciones

Aliente a los empleados a revisar sus W-4 cada año y, si corresponde, a enviar uno nuevo a tiempo para la nómina que desean que ocurra el cambio. Remítalos a la calculadora de retenciones en línea del IRS, que puede ayudarles a completar correctamente el formulario para que no paguen en exceso o paguen de menos el impuesto federal sobre la renta.