¿Qué tipos de informes se utilizan para informar los impuestos de nómina?

Como empleador, sus obligaciones de nómina no terminan cuando distribuye cheques de pago a sus empleados. El gobierno federal quiere que usted presente informes y su estado también podría estar interesado. La presentación tardía de los informes de impuestos de nómina puede resultar en multas o multas, por lo que debe familiarizarse con los diferentes tipos de declaraciones y cuándo deben presentarse.

Formularios del IRS 941 y 944

El Formulario 941 se usa para reportar el impuesto federal sobre la renta, Medicare y los montos del Seguro Social que retuvo de los cheques de pago de sus empleados. También informa su parte de Medicare y el Seguro Social en el formulario. El informe es una declaración trimestral y se basa en un año calendario. Los trimestres del año calendario finalizan el 31 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre y 31 de diciembre. Su informe 941 se debe presentar a más tardar el último día del mes siguiente a la finalización del trimestre. El IRS otorga a ciertas empresas que tienen pequeños impuestos sobre la nómina el derecho a presentar una declaración anual, en lugar de trimestral. El Formulario 944 tiene el mismo propósito que el Formulario 941, pero usted lo presenta anualmente antes del 31 de enero para cubrir el año calendario anterior. No es necesario presentar ambos formularios.

Formulario 940 del IRS

Como empleador, usted es responsable de hacer contribuciones de impuestos federales de desempleo. A partir de 2012, usted paga impuestos sobre los primeros $ 7, 000 que gana cada empleado. Sus empleados no pueden contribuir a su obligación tributaria de desempleo, por lo que no puede deducir el impuesto de sus salarios. La declaración para presentar su obligación tributaria federal de desempleo es el Formulario 940. Esta es una declaración anual y se debe presentar a más tardar el 31 de enero del año anterior. Sin embargo, si todos sus depósitos se hicieron a tiempo, el IRS le otorga hasta el 10 de febrero para presentar su Formulario 940.

Formularios del IRS W-2 y W-3

Al final de cada año calendario, debe preparar un Formulario W-2 para cada uno de sus empleados. Este formulario muestra cuánto ganó el empleado, cuánto se dedujo Medicare y el Seguro Social, los pagos especiales que recibió el empleado y cuánto se retuvo el impuesto estatal sobre los ingresos. Debe proporcionar a sus empleados los formularios W-2 para el año anterior a más tardar el 31 de enero. Sin embargo, tiene hasta el 28 de febrero para proporcionar sus copias a la Administración del Seguro Social; Si realiza la presentación electrónica, la fecha de vencimiento es el 1 de abril. El Formulario W-3 es un tipo de formulario de cobertura que resume los totales seleccionados de los formularios W-2 que está incluyendo. Incluya un W-3 separado para cada lote de formularios W-2 que envíe. Las fechas de vencimiento para el W-3 corresponden a las fechas de vencimiento de sus formularios W-2.

Formularios estatales

Además de los informes federales de impuestos sobre la nómina, deberá presentar las declaraciones apropiadas ante su estado. Los requisitos varían según el estado, pero por lo general, deberá presentar una declaración de desempleo del estado. Dependiendo de las regulaciones de su estado, es posible que deba presentar un informe de compensación para trabajadores. Algunos estados, incluidos Rhode Island, California, Nueva York, Nueva Jersey y Hawai, también requieren que los empleadores proporcionen a los trabajadores un seguro de discapacidad, por lo que normalmente también debe presentar un informe para esto.