¿Qué es un sistema de desembolso de efectivo?

Cada pequeña empresa necesita un sistema de desembolso de efectivo que maneje de manera eficiente y segura los pagos en efectivo de una empresa. Las cuentas por pagar, o A / P, están estrechamente relacionadas con los desembolsos de efectivo, y la mayoría de las transacciones se procesan a través de A / P cuando se realiza un pago en efectivo. La documentación adecuada es parte de una función de desembolso de efectivo efectiva, y todos los desembolsos de efectivo deben registrarse en los registros financieros de la compañía. La presencia de buenos controles internos es importante en los desembolsos de efectivo y ayuda a garantizar que el efectivo se pague por transacciones legítimas.

Función de cuentas por pagar

La función A / P está a cargo de aprobar los pagos en las transacciones de acreedores y proveedores de una empresa. A / P aprueba transacciones para pago solo cuando existe documentación de respaldo en la transacción. Debido a que A / P coincide con la documentación necesaria para la aprobación de la transacción, es preferible que no registre el pago real al vendedor o acreedor para evitar el pago de transacciones fraudulentas o inválidas.

Documentación de la transacción

La mayoría de los desembolsos en efectivo son pagos de facturas. Por ejemplo, cuando se compra el inventario, la transacción debe tener una factura, junto con una orden de compra y un comprobante del recibo de la mercancía, antes de que se realice el pago de la transacción. Para un servicio, la factura debe referirse a un contrato que detalla el contrato de trabajo entre las partes. La documentación faltante puede ser un signo de una transacción incompleta, como la falta de entrega de productos o servicios, o una actividad fraudulenta.

Grabación de transacciones

Cuando su empresa compra o recibe un artículo de valor con un precio específico, se registra como un crédito a un pasivo o cuenta de efectivo. Las transacciones de crédito registradas como pasivos se pagan en una fecha futura y, una vez que se recibe la documentación necesaria, se carga el pasivo y se abona en efectivo el importe del pago. El registro de la transacción en los registros financieros es seguido por la creación de un cheque o pago electrónico emitido al vendedor.

Controles internos

Los buenos controles internos en los desembolsos de efectivo son críticos para evitar la pérdida de efectivo. Idealmente, el personal de A / P no debería estar a cargo de los desembolsos de efectivo, para evitar el pago de transacciones inválidas. Esta separación de funciones puede salvaguardar su cuenta de efectivo. Si su negocio es demasiado pequeño para este acuerdo, un empleado que no esté involucrado con A / P debe conciliar su cuenta bancaria cada mes y realizar auditorías aleatorias de pagos en efectivo para evaluar si los pagos en efectivo son para transacciones válidas.