¿Qué es la planificación de gastos de capital?

Los gastos de capital difieren de los gastos operativos, tanto en términos de por qué se gasta el dinero como en el marco de tiempo de planificación. A diferencia de los gastos operativos, que incluyen costos como salarios, impuestos, seguros y mantenimiento de equipos, los gastos de capital se refieren al dinero gastado para comprar o mejorar activos fijos como equipos, tecnología o bienes raíces. Los gastos involucrados en gastos de capital crean la necesidad de planificar por adelantado, independientemente de si un gasto de capital es obligatorio o discrecional.

Lo que es

La planificación de gastos de capital incluye las personas y los procedimientos en los que se basa una empresa para evaluar las necesidades a largo plazo y los requisitos empresariales a largo plazo. La comparación de las necesidades con los planes a largo plazo y los objetivos de crecimiento del negocio ayuda al negocio a priorizar y planificar las compras de activos de capital. En algunos casos, esto puede ser tan simple como inspeccionar el techo, evaluar su vida útil restante y el costo de reemplazo y luego agregar a un plan de gastos de capital en orden de prioridad. En otros casos, sin embargo, la planificación del gasto de capital puede ser significativamente más complicada. Por ejemplo, la actualización de una infraestructura de TI normalmente se debe planificar en una serie de etapas que abarcan un período de meses o años.

Flujo de trabajo de planificación de gastos

Los pasos en el proceso de planificación a menudo siguen un flujo de trabajo ascendente. Los gerentes de departamento a menudo inician el proceso identificando una necesidad, como un aumento en el número de quejas sobre una red de trabajo lento o las ineficiencias creadas por el uso de equipos informáticos obsoletos. Un análisis de costo-oportunidad o un estudio de factibilidad puede identificar posibles soluciones así como posibles costos y consecuencias. Una vez que la propuesta llega al propietario de la empresa o al equipo de toma de decisiones, se analizan las opciones de costo-oportunidad, las estimaciones de costos se comparan con el presupuesto anual y, si se aprueban, el gasto se mueve a la etapa de planificación.

Planificación de marco de tiempo

Si bien no existe un marco de tiempo establecido al que deba adherirse la planificación del gasto de capital, muchas empresas eligen un período de cuatro a seis años. Esto se debe a que un marco de tiempo más corto a menudo no es suficiente para completar un gasto que requiere implementación en una serie de pasos, mientras que un marco de tiempo más largo puede dificultar la creación de un presupuesto preciso. El período elegido debe ser lo suficientemente largo como para permitirle planificar, priorizar y construir con precisión las reservas financieras requeridas o crear un plan de préstamo que será el menos costoso para su negocio.

Medición del éxito de la planificación de gastos de capital

La planificación exitosa de gastos de capital requiere herramientas para priorizar, administrar riesgos y optimizar el tiempo de los gastos de capital. Si bien diferentes empresas pueden elegir diferentes herramientas, las métricas como las tasas de obstáculos, el período de recuperación, el valor presente neto y el retorno de la inversión se encuentran entre las más utilizadas. Las tasas de obstáculos especifican una expectativa de tasa de retorno mínima. El período de recuperación identifica la cantidad de tiempo que el negocio espera que tomará para recuperar el costo de la inversión. El valor presente neto se usa para determinar el valor de un proyecto al proyectar los flujos netos de efectivo que la inversión generará, mientras que el ROI se utiliza para priorizar los gastos de capital. En algunos negocios, los árboles de decisiones son otra herramienta utilizada para priorizar los gastos de capital.