Maneras de promover la gestión de registros

Incluso las empresas más pequeñas deben promover el valor de la administración de registros como una forma de ahorrar dinero y mejorar los resultados. La gestión adecuada de los registros también le ayuda a mantener el control de los documentos y datos importantes. En algunos casos, la administración de registros desempeña un papel fundamental cuando necesita acceder a documentos para una auditoría o para determinar la estabilidad financiera de su empresa. (Ver referencia 1 y referencia 2)

Preparar lineamientos

El primer paso para promover la administración de registros sólidos es preparar y compartir políticas y procedimientos con su personal que expliquen cómo se maneja la administración de registros. (Ver referencia 5) De acuerdo con la Universidad Estatal de Ohio, su manual debe incluir los registros que cada persona es responsable de administrar. También debe proporcionar un método para realizar un inventario y determinar cuánto tiempo se debe conservar un registro. Otros temas incluyen el almacenamiento y la conversión de registros a versiones digitales. (Ver referencia 3)

Formación

Las sesiones de capacitación pueden ayudar a los empleados a comprender la importancia de manejar adecuadamente la gestión de registros. Guíe a los empleados a través de las políticas y procedimientos de su empresa para que todos comprendan la forma de manejar, almacenar y disponer de los registros.

Otro momento para capacitar al personal sobre la importancia de la administración de registros es durante los seminarios sobre recuperación de desastres. Debido a que esto se enfoca en temas de seguridad y minimiza las pérdidas para su negocio, la capacitación debe enfocarse en cómo la administración de registros es una preocupación vital después de una catástrofe importante. (Consulte la Referencia 4) Una vez finalizada la capacitación, cuelgue los carteles en las áreas comunes y utilícelos para señalar la importancia de la administración de registros como un recordatorio para mantenerse al tanto del papeleo y los datos electrónicos.

Reuniones de personal

Reserve tiempo en cada reunión del personal para recordarle al personal los elementos específicos de sus políticas y procedimientos de administración de registros. Estas sesiones cortas sirven como recordatorios para ayudar a los empleados a mantenerse al tanto del tema. Convierta el proceso de aprendizaje en una actividad divertida dividiendo a su personal en grupos pequeños y dándoles una prueba de una o dos preguntas sobre la administración de registros. Los miembros del primer equipo para obtener la respuesta correcta ganan un pequeño premio.

Idea genial

Ya sea que esté desarrollando sus pautas de administración de registros por primera vez o realice revisiones para buscar áreas en las que pueda mejorar sus procedimientos, involucre a su personal. Configure sesiones de lluvia de ideas para solicitar sus opiniones sobre cómo mejorar los sistemas de gestión de registros de su empresa. Promueva la sesión a través de recordatorios por correo electrónico e invitaciones personales por correo electrónico para alentar al personal a participar y asegurarse de que su opinión sea valorada.