Etiqueta de la reunión virtual

La virtud de las reuniones virtuales es que los participantes pueden reunirse y discutir proyectos u otros temas sin estar en el mismo lugar. Las reuniones virtuales pueden ser un gran ahorro de costos para las pequeñas empresas, ya que permiten que las personas con tiempo limitado o que están lejos se unan a una reunión sin el costo de limpiar calendarios o reservar un viaje de negocios. Pero si bien conectar a todos puede ser fácil, tener una reunión virtual productiva y profesional puede ser un desafío.

Tecnología

Asegúrese de que la tecnología que utilizará funcione bien antes de la reunión, para tener tiempo de hacer los ajustes necesarios. A pesar de que la reunión es virtual, los participantes deben tomarse un descanso de sus días para asistir. No garantizar que la tecnología funcione correctamente puede hacer que algunos participantes se queden fuera o se enojen por perder su tiempo. Organice una reunión de prueba con un amigo o colega en otra oficina para asegurarse de que la tecnología funciona correctamente y que las señales de audio y video son claras. El audio estático y el video entrecortado evitarán que algunos participantes participen en la reunión.

Ajuste

Aunque se reúna virtualmente, debe participar desde un entorno profesional. Si participa desde su casa o desde un lugar público, busque un espacio tranquilo y privado y apague la televisión y la música. Si es posible, pídale a otra persona que mantenga ocupados a los niños o las mascotas para que no interrumpan la reunión. Vístase tan profesionalmente como lo haría si fuera a la oficina y siéntese en un escritorio o en una silla, en lugar de recostarse en el sofá o en su cama.

Participación

Participar en una reunión virtual puede ser más difícil que en una reunión tradicional porque puede ser difícil leer las señales visuales de un monitor de computadora y determinar cuándo alguien más va a hablar. Si está liderando la reunión, diseñe para que cada participante tenga tiempo de contribuir, dirigiendo sus preguntas a participantes específicos. Limite el tamaño de la reunión también; Cuanto menor sea el número de participantes, más fácil será para todos participar y ser comprendidos. Evitar la multitarea durante la reunión. Verificar el correo electrónico o trabajar en otros proyectos es tentador durante una reunión virtual, pero le impedirá participar por completo.

Atención

Mantenga la reunión enfocada. Envíe por correo electrónico la agenda de la reunión a los participantes con anticipación e incluya copias de cualquier documento que discutirá durante la reunión. Al igual que con las reuniones cara a cara, asigne a alguien que esté a cargo del tiempo y anime a todos a cumplir la agenda. Mantenga la reunión corta para asegurarse de que todos los participantes estén involucrados durante la reunión.