Cómo escribir un documento de visión y alcance

La visión y los documentos de alcance definen lo que su cliente o empresa tiene en mente, además de describir el proceso de trabajo necesario para alcanzar esa visión. Por ejemplo, los empresarios se benefician al escribir un documento de visión y alcance para definir sus ideas de negocios y enumerar cómo desarrollarlas en realidad. Los gerentes de proyecto usan dicho documento para identificar el resultado esperado del proyecto y para establecer los métodos y actividades necesarios para lograr ese resultado.

Visión vs. Alcance

La visión y el alcance son dos cosas diferentes. Un documento de visión y alcance comienza con la sección de visión que establece la tarea en cuestión. Una vez que la visión es clara, la parte del alcance del documento describe una hoja de ruta de las etapas clave del proyecto y los detalles de las actividades que se realizarán, así como las metodologías que se utilizarán. Cuando aclara su visión, crear una hoja de ruta eficiente y efectiva es mucho más fácil.

Declaración de la visión

La parte de la visión de su documento a menudo es difícil de escribir porque la visión es un concepto, no una cosa. La visión es la solución que su cliente quiere que usted suministre. En su propia empresa, su visión es lo que la empresa estará en un punto en el futuro. No escriba metas en lugar de visión. Las metas son puntos de referencia a corto plazo. La visión es a largo plazo y se logra al alcanzar tus metas en el camino. Desarrolle la visión preguntando por qué el cliente lo ha contactado, por qué se creó el proyecto o por qué existe la empresa. A continuación, responda lo que quiere el cliente, lo que el proyecto espera crear o lo que hace la empresa. Además, describa la visión examinando cuándo, dónde y cómo se involucra en la visión.

Alcance del trabajo

El alcance del trabajo detalla cómo logrará la visión o tarea en cuestión. Comience por enumerar los entregables y la fecha de entrega requerida. Establezca puntos de referencia en una línea de tiempo que marque el progreso hacia la tarea en cuestión o la visión. Identifique las responsabilidades que el cliente o la empresa tiene para proporcionar información y las responsabilidades que su equipo de proyecto tiene para informar el progreso. Estipule cualquier requisito específico, como el tipo de equipo o los proveedores específicos a utilizar. Finalmente, asigne tareas a los miembros del equipo del proyecto.

Estilo de documento

Use encabezados de nivel superior para las secciones de visión y alcance, y utilice encabezados secundarios para diferentes temas dentro de cada sección. Coloque los detalles en una lista de puntos de viñeta debajo de cada tema. Use gráficos, tablas y líneas de tiempo cuando sea necesario para aclarar puntos. Un documento de buena visión y alcance es fácil de entender, rápido de leer y se puede utilizar como una lista de verificación durante el proyecto. Déle a su documento un aspecto profesional con una portada que incluye el título del proyecto, la fecha del documento, una lista de las personas responsables del proyecto y una lista de las personas autorizadas para recibir el documento. Si es más largo que unas pocas páginas, incluya una tabla de contenido. Tomarse el tiempo para planificar su documento, especialmente en términos de definición de la visión, y prestar la atención adecuada a los detalles produce un documento más impresionante y útil.