Cómo redactar una reunión de negocios anual para una corporación S

Las pequeñas empresas eligen la organización de la corporación S para pasar las ganancias y las pérdidas directamente a los accionistas, simplificando las declaraciones de impuestos corporativas. La distribución "S corp" permite a los accionistas equilibrar los ingresos "pasantes" con las deducciones debidas a pérdidas o pérdidas corrientes distribuidas durante un período de años. Los cuerpos cumplen con los requisitos específicos establecidos por el Servicio de Impuestos Internos, pero también deben cumplir con los requisitos estatales para celebrar reuniones, generalmente las anuales. Debido a la relación financiera íntima entre la corporación y los accionistas, las actas de las reuniones anuales deben presentar una imagen completa y precisa de las actividades de la corporación.

1.

Comience el acta con una lista de los directores presentes y una declaración de quórum. Consulte los estatutos para obtener una definición de quórum, generalmente el 50 por ciento más un voto, que es el número de directores necesarios para hacer negocios.

2.

Indique la fecha y el método de notificación de la reunión anual. Nuevamente, revise los estatutos para fechas específicas para reuniones anuales y requisitos de notificación.

3.

Enumere los nominados para cargos con nominadores y secundarias, seguidos por los nuevos oficiales elegidos en una reunión anual de directores. Enumerar los nuevos directores elegidos por el consejo en una junta de accionistas.

4.

Incluya resoluciones exactas de acuerdo con los directores presentes. Las resoluciones, tales como un cambio de agente registrado, contador público certificado o dirección comercial, pueden aceptarse por mayoría de votos, pero las propuestas de estatutos generalmente requieren una mayoría más amplia y también requieren la participación de accionistas activos.

5.

Agregue enmiendas al reglamento, ya sea en una reunión de directores si sus directores y funcionarios son los únicos accionistas de su Sociedad o en una reunión de accionistas, si así lo requieren sus estatutos. Registre este proceso y los pasos tomados o planeados para ejecutarlo. En una junta de accionistas, registre a la persona que presentó la resolución o la enmienda, su impulsor, el resultado y el resultado de la votación.

6.

Resuma el asunto de la reunión con una declaración de que se confirman todos los actos y decisiones de los oficiales durante el año anterior. Esto es particularmente importante si no se han introducido nuevas resoluciones o si su corporación está formada por solo unos pocos accionistas que también son directores y funcionarios y las funciones diarias se realizan de manera informal.

7.

Registrar cualquier nuevo negocio introducido y su disposición. Por ejemplo, los participantes pueden votar o la pregunta puede remitirse al contador, abogado o comité especial de la corporación para una recomendación.

8.

Registre el tiempo y los términos de aplazamiento. Los grupos pueden retirarse hasta la próxima reunión anual o una fecha en la que se puedan continuar los negocios.

9.

Dar las actas de las reuniones de los directores a los nuevos funcionarios y directores para firmar; Todos deben firmar y fechar el documento para indicar su presencia y acuerdo. Los tomadores de minutos deben firmar las actas de las reuniones anuales con su nombre, cargo y fecha.

10.

Termine o imprima las actas de la reunión de los directores lo antes posible después de la reunión para obtener todas las firmas de los directores asistentes. Termine las actas de los accionistas a los pocos días de la reunión.

Cosas necesarias

• Estatutos sociales
• Las reglas de orden de Robert
• Libro de la corporación
• Formas de minutos
• Materiales de escritura o portátil e impresora.

Consejos

• Los estatutos sociales dictan las decisiones que deben tomarse en su reunión anual. Las corporaciones típicamente adoptan las Reglas de Orden de Robert para darles estructura.
• Configure un formulario para completar en las reuniones anuales con espacios en blanco para fechas, asistencia, resultados de elecciones, resoluciones, motores de mudanza, secundarias y firmas para ahorrar tiempo. Alternativamente, trabaje en una computadora portátil en una reunión de directores para que pueda imprimir una copia de las firmas e insertarla de inmediato en el libro de su empresa.
• El tesorero saliente puede presentar un estado financiero en una reunión anual de directores, según los estatutos. Regístrelo en su totalidad cuando se presente en una reunión de accionistas para ponerlo a disposición de los accionistas para referencia.

Advertencias

• Debido a que todos los funcionarios y directores deben firmar las actas de la reunión anual, manténgalos breves y totalmente precisos para minimizar la discusión y el posible desacuerdo sobre quién dijo qué.
• Registre solo las decisiones y directivas junto con los nombres de los que hacen movimientos y segundos. No intente resumir las discusiones, que pueden durar interminablemente y contener material confuso e irrelevante.