Cómo escribir una carta de referencia para un negocio

Como propietario de un negocio, una de las mejores cosas que puede recibir es referencias de clientes satisfechos. Páguelo, tómese el tiempo para escribir una carta de referencia efectiva sobre un negocio con el que haya tenido una experiencia positiva. Ayude a correr la voz acerca de una empresa de limpieza, su taller de reparación de automóviles favorito o un proveedor confiable al alentar a los dueños de negocios a patrocinar a estos proveedores de servicios probados y reales.

1.

Planifique lo que va a escribir para transmitir la mejor impresión posible del negocio que está refiriendo a otros. Piense en los tres o cuatro puntos más destacados para convencer al destinatario de su carta de que considere usar los servicios o productos de la compañía.

2.

Utilice el membrete de su empresa para dar más peso a la referencia. Si no tiene membrete, use su nombre, el nombre de la empresa y la dirección completa como membretes, impresos en negrita y centrados en la parte superior de la página. Incluir la fecha. Dirija la carta a una persona específica e incluya el título de la persona, el nombre de la empresa y la dirección. Abra con un saludo comercial estándar como "Estimado Sr. Smith", a menos que el destinatario sea alguien que usted conozca bien, en cuyo caso es apropiado "Estimado Bob".

3.

Comience la carta con un breve párrafo que describa la compañía o el servicio que está recomendando al destinatario. Hazlo relevante atándolo a una necesidad que sabes que está tratando de satisfacer. Frases como "Sé que has estado buscando un nuevo proveedor; ¡tengo la empresa para ti!" despierta su interés desde el principio e infórmale por qué estás enviando la carta.

4.

Describa varias razones clave por las que está recomendando a la compañía o al proveedor de servicios. Base esto en su experiencia personal, no solo en el boca a boca. Si aún no tiene una relación establecida, brinde un poco de información de antecedentes para ayudar al destinatario de la carta a comprender por qué debe dar crédito a su recomendación. Explique que tiene una relación comercial establecida hace mucho tiempo con la empresa, o que pudo solucionar un problema que causó otra empresa o que ofrece servicios especializados que su empresa necesita y que nadie más proporciona.

5.

Incluya su información de contacto en su párrafo final. Invite al destinatario a que lo llame o le envíe un correo electrónico si desea obtener información adicional sobre la compañía que le ha recomendado. Use un cierre simple como "Atentamente", seguido de su nombre firmado e impreso.

6.

Revise su carta cuidadosamente para asegurarse de que no haya errores. Haga y guarde una copia para sus registros. También considere enviar una copia de cortesía al negocio que está recomendando.

Propina

• Al enviar una referencia, está poniendo en juego tanto su reputación como la de la empresa a la que hace referencia, así que asegúrese de tener plena confianza en su capacidad para proporcionar un servicio de primera categoría. Si se le pide que escriba una referencia para un negocio con el que no está familiarizado o no está totalmente vendido, rechace educadamente.