Cómo escribir un informe de análisis de brechas

¿Alguna vez vio el éxito de sus competidores y se dijo a sí mismo: “¿Qué me estoy perdiendo?” Las empresas grandes y pequeñas realizan un ejercicio estratégico llamado análisis de brechas para responder a esa pregunta, así como también cualquier otra pregunta que refleje metas aspiracionales. Un análisis de brechas tradicional analiza el estado de cosas actual de su compañía, lo compara con el lugar donde desea que esté su compañía y luego propone un plan para llenar las brechas.

¿Donde quieres estar?

Por ejemplo, digamos que tienes una tienda de novias. Usted vende muchos vestidos de novia a clientes locales que compran en su tienda minorista. Sin embargo, recientemente se ha dado cuenta de que una gran tienda de novias en un estado diferente tiene un sitio web elegante para ventas en línea y un coordinador de bodas en el lugar que agrega ingresos de eventos especiales a la tienda. Y, entonces, quiere que su compañía se parezca más a ese negocio exitoso. La forma estratégica de mover su tienda del punto A al punto aspiracional B es pasar por un análisis de brechas.

La primera parte de un análisis de brechas establece tus aspiraciones. ¿Qué estás tratando de cambiar? Soñe, hable con sus empleados para que pueda establecer una visión y defina cómo se ve el estado futuro de un problema actual. Describa lo que quiere que su negocio sea en papel, utilizando cualquier formato apropiado para los problemas que está abordando.

Una descripción de texto, fotos, listas, cuadros y gráficos son todas las herramientas apropiadas que puede utilizar cuando defina su visión. Esta sección no necesita ser larga, pero debe ofrecer una visión clara.

La parte dos de un análisis de brechas tiene una visión realista de su negocio actual y de los recursos en relación a dónde quiere estar en el futuro. Si está considerando una expansión, ¿cuántos empleados tiene? ¿Cuáles son sus conjuntos de habilidades, y alguno de ellos es competente en áreas no utilizadas por su posición actual? ¿Sabe exactamente qué tan rápido puede reponer el inventario? ¿Qué tan saludable es su flujo de efectivo y reservas?

Una forma fácil de completar la segunda parte de un análisis de brechas en papel es configurar una tabla con la primera columna denominada "Estado actual". Debajo de esta columna, haga una lista de todo, tal como están actualmente, que necesita cambiar o mejorar para cumplir El objetivo que tienes en mente. En el ejemplo de la tienda de novias, el propietario podría enumerar las siguientes debilidades:

Sitio aburrido
Sin experiencia técnica en el personal
Sin experiencia en planificación de eventos en el personal
Reservas de efectivo limitadas para ampliar el inventario.

En una segunda columna llamada "Estado futuro", haga una lista de todos los atributos de sus sueños según correspondan a su estado comercial actual. Entonces, en el ejemplo de la tienda de novias, el propietario podría enumerar:

Sitio web de comercio electrónico viable
Administrador del sitio web en el personal
Planificador de eventos en el personal
Inventario ampliado

Etiquete la columna tres "Brecha" e indique un Sí o No si existe una brecha entre el estado actual y el futuro. En el ejemplo de la tienda de novias, cada fila debe tener una indicación de sí.

La columna cuatro debe ser una descripción simple de la brecha entre la primera y la segunda columnas. En el ejemplo de la tienda de novias, las descripciones de las brechas pueden verse así:

Falta de experiencia técnica
Deficiencia de habilidades del personal.
Deficiencia de habilidades del personal.
Falta de recursos financieros.

La descripción simplemente señala lo que falta. El plan para ir del punto A al punto B va en la siguiente sección.

Factores, Remedios y Acciones.

La tercera parte de un análisis de brechas es la carne del ejercicio. Primero, identifique cada factor que juega un papel en el espacio identificado en su cuadro de la segunda parte. Los factores pueden incluir cosas como un mal crédito comercial que afecta su capacidad para aumentar los niveles de inventario o un proceso de reclutamiento deficiente que dificulta que su tienda retenga personal. Desea ser específico e identificar cada factor que contribuye a las brechas.

Finalmente, cada factor debe tener pasos de acción correspondientes que puedan resolver el problema. Si un factor en una brecha se relaciona con el conjunto de habilidades de sus empleados, un paso de acción podría ser contratar personal adicional, ofrecer capacitación o subcontratar parte de un proyecto mientras aumenta la capacidad interna. Si el crédito es un problema, un paso de acción podría ser investigar un proveedor local que esté dispuesto a trabajar con usted para ampliar el inventario.

Los pasos de acción deben ser específicos, y cuando los ven todos juntos, deben inventar un plan para abordar todas las brechas en los recursos que evitan que su negocio alcance su estado ideal.