Cómo escribir un informe de negocios a un ejecutivo

Los ejecutivos de negocios utilizan los informes para obtener una mayor comprensión de los procesos y protocolos dentro de un departamento o evento. Los informes comerciales cubren áreas muy específicas de revisión. Aunque puede parecer intimidante escribir un informe de negocios a un superior, seguir algunas pautas estándar ayuda al autor del informe a mantenerse en el camino para que pueda crear un documento significativo.

Revisar las plantillas de Office

Algunas organizaciones comerciales tienen plantillas o guías de escritura sobre cómo escribir informes específicos de los estándares de la empresa. Verifique con un supervisor si tiene o no acceso a alguna plantilla pertinente. Una plantilla hace que sea más fácil ir sección por sección para completar los datos necesarios. Si no tiene una plantilla existente, siga las pautas básicas, como plantilla para el informe.

En general, la redacción comercial utiliza el formato de bloque para que las secciones fluyan hacia abajo en la página alineada con el margen izquierdo. Use fuentes fáciles de leer, como Courier o Times New Roman, manteniendo el tamaño de fuente en 12. Use negrita para los encabezados de las secciones para que se destaquen. Los informes más largos se benefician de una portada y una tabla de contenido.

El propósito del informe

En esta parte del informe, piensa como un periodista. Piense en su audiencia y el propósito del informe. Titule el informe de una manera clara que defina el propósito del informe para que el ejecutivo pueda decir fácilmente cuál es el tema. Utilice el primer párrafo o dos para definir el propósito con mayor detalle. Indique los objetivos del informe. Por ejemplo, un informe titulado "Resumen de la implementación del protocolo de seguridad en las ubicaciones del sitio" puede tener varios objetivos. Estas metas podrían incluir, "revisar el protocolo de seguridad existente, identificar inquietudes y definir metas para mejorar la capacitación y las guías de seguridad".

Revisar los datos de fondo

Tome un párrafo para elaborar sobre el fondo relevante para cada objetivo. Mire la información que tenga disponible, incluidos los informes de incidentes recientes, los comentarios de los clientes o las encuestas de empleados. Para el ejemplo del informe de seguridad, revise los datos históricos que tiene sobre la seguridad de la empresa existente, incluidas las estadísticas conocidas. Incluya estándares de la industria, si corresponde. Cite cualquier normativa existente o nueva y discuta la capacitación y los protocolos existentes para las ubicaciones del sitio. Discuta qué está haciendo bien la compañía o el departamento, qué podría no ser una mejor práctica y qué podría estar mal.

Discutir remedios potenciales

Si existen remedios, pasa un párrafo explicándolos. Una nueva clase de seguridad ofrecida por la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA) podría estar disponible como un taller en el lugar. Los kits de primeros auxilios actualizados y el protocolo de primera respuesta mejorado pueden ayudar a mejorar la seguridad del departamento. Estos son solo algunos ejemplos de cómo buscar áreas en su nicho específico de la industria que puedan ofrecer soluciones a los problemas.

Resumir las ideas centrales

Un párrafo que resume todo el informe, sus objetivos y posibles soluciones, facilita a los ejecutivos escanear el documento en busca de información relevante. Este párrafo debe ser conciso y debe reiterar el propósito del informe, informando sobre posibles soluciones o mejoras.

Usar lenguaje especifico

En general, a los ejecutivos les gustan las ideas básicas y no tienen tiempo para un lenguaje florido. Aunque sus opiniones pueden ser relevantes cuando se habla de remedios, evite el lenguaje abiertamente emocional. Por ejemplo, hay una diferencia entre decir: " Las clases de primeros auxilios reducen las lesiones graves en nuestra industria " y " Las clases de primeros auxilios son absolutamente necesarias porque mis compañeros de trabajo morirán tristemente sin eso ". Siempre que sea posible, apegarse a los hechos para apoyar las opiniones.

También es importante evitar el juicio sobre lo que están haciendo los empleados. Indicar que algo está mal es una cosa, pero impartir un juicio no ayuda a llevar la conversación hacia un cambio productivo. Una vez más, piense como un periodista que intenta transmitir hechos de la manera más objetiva posible.