Cómo usar Outlook Business Contract Manager

Como propietario de un negocio, es vital hacer un seguimiento de sus contactos y, a veces, un simple programa de correo electrónico no proporciona toda la información de contacto que necesita. Si usa Outlook 2007, tiene acceso a un complemento especial diseñado para permitir a los dueños de negocios aprovechar al máximo cada contacto. Este producto se llama Business Contact Manager y su uso puede ayudarlo a hacer un seguimiento de sus clientes, sus clientes y sus prospectos.

1.

Inicie sesión en su computadora e instale Business Contact Manager (BCM) para Outlook 2007. Una vez que el producto esté instalado, puede continuar manteniendo su información de contacto personal en Outlook, pero BCM le permitirá rastrear la información de contacto de su negocio, lo que facilita la tarea. mantenga su correo electrónico personal y comercial personas separadas.

2.

Vaya al menú de Business Contact Manager y haga clic en "Cuenta". Ve al menú estándar y haz clic en "Nuevo". Agregar un contacto a BCM hace que sea más fácil encontrar un cliente en particular para hacer un seguimiento de los entregables y nuevas oportunidades de negocio.

3.

Escriba la información para el contacto directamente en el formulario de cuenta. Haga clic en la pestaña "Cuenta" en la cinta de Office 2007 y haga clic en el grupo "Acciones". Elija "Guardar y cerrar" para crear el nuevo registro. La cinta de Office 2007 ha reemplazado la barra de menú que se usó en versiones anteriores de Microsoft Office. La apariencia de la cinta es diferente a la de la barra de menú, pero la funcionalidad es muy parecida. Continúe agregando todos sus contactos comerciales escribiendo su información en los nuevos formularios de cuenta.

4.

Haga clic en un correo electrónico para agregar automáticamente un contacto comercial desde Outlook. Vaya a la barra de herramientas de Business Contact Manager y haga clic en "Enviar automáticamente el enlace automático". La función de enlace automático de correo electrónico proporciona una manera rápida y fácil de crear un nuevo contacto basado en la información existente almacenada en Outlook.

5.

Elija la dirección de correo electrónico que desea convertir en un contacto comercial y haga clic en "Aceptar". Esto guardará la dirección de correo electrónico como un nuevo contacto comercial dentro de Business Contact Manager. La dirección de correo electrónico y el nombre del contacto se agregarán automáticamente; puede editar el registro para agregar detalles adicionales si lo desea.

6.

Haga clic en la barra de herramientas de Business Contact Manager y seleccione "Proyecto empresarial" para crear un nuevo registro de proyecto. Ve al menú estándar y haz clic en "Nuevo". El registro del proyecto está diseñado para ayudar a los propietarios de negocios a colaborar en proyectos y acuerdos comerciales con otras partes.

7.

Escriba la información del proyecto directamente en el formulario, luego haga clic en la cinta de Office 2007 y elija la pestaña Business Contact Manager. Haga clic en "Acciones" y seleccione "Guardar y cerrar".

8.

Cree una cuenta haciendo clic en el menú Business Contact Manager y seleccionando "Cuenta". Haga clic en "Estándar" y luego en "Nuevo". Escriba su información en el formulario de cuenta y haga clic en el grupo "Cuenta" en la cinta de Office 2007. Haga clic en "Acciones" y elija "Guardar y cerrar". La creación de cuentas en BCM proporciona un valor real a su personal de ventas interno, ya que hacen un seguimiento de las perspectivas de negocios y las cuentas actuales.

9.

Comience un nuevo registro de oportunidades haciendo clic en el menú Business Contact Manager y seleccionando "Oportunidad". Haga clic en el menú "Estándar" y seleccione "Nuevo". ingrese la información en el registro de oportunidad. Haga clic en la cinta de Office 2007, seleccione "Oportunidad", haga clic en "Acciones" y elija "Guardar y cerrar". El registro de oportunidades está diseñado para ayudarlo a aprovechar las nuevas oportunidades de vender los productos y servicios de su empresa.

10.

Importe datos de una lista de distribución de Outlook haciendo clic en el menú "Archivo" y seleccionando "Importar y exportar". Haga clic en "Business Contact Manager para Outlook" y luego en "Importar un archivo". Haga clic en "Siguiente" y cambie el tipo de archivo a "Lista de contactos de Outlook". Haga clic en "Siguiente" y use el "Asistente para importar y exportar datos comerciales" para importar los datos de Outlook a BCM.

Cosas necesarias

• Microsoft Office 2007
• Gerente de contacto comercial