Cómo formatear una factura

Como propietario de una pequeña empresa, su sustento se centra en su capacidad para que sus clientes le paguen de manera oportuna. Si trata con grandes empresas, o incluso con procesos estrictos en cuentas por cobrar, entregar una factura con el formato correcto puede ser la diferencia para recibir el pago a tiempo o esperar a que la empresa ordene y apruebe el pago. Además, una factura con el formato correcto puede ayudar a su equipo de contabilidad a realizar un seguimiento de los pagos y resolver las disputas. Es sencillo crear una plantilla de factura en una aplicación de procesamiento de texto o de hoja de cálculo; Tómese el tiempo para formatearlo profesionalmente.

1.

Proporcionar información básica de facturación en la parte superior de la factura. Incluya la fecha de la factura, los términos de pago de la venta y los detalles de envío. Proporcione un campo de referencia para obtener información adicional, como el número de pedido de compra del cliente u otra referencia.

2.

Numere la factura. Cada factura debe estar numerada de forma única para que pueda rastrearse individualmente en sus libros. Mientras que las empresas utilizan muchos esquemas para numerar sus facturas, muchas usan prefijos para indicar el año en que se creó la factura e identificar a los clientes. En un sistema de facturación que utiliza este sistema de numeración, 12-004-1994 podría indicar una factura enviada en 2012 al número 004 del cliente, lo que la convierte en la factura número 1994 enviada ese año.

3.

Incluya el nombre de su empresa, dirección y número de teléfono en la parte superior de la factura en el área "Remit to:". Esta información se alinea frecuentemente con el margen derecho de las facturas.

4.

Incluya el nombre del cliente en la factura, en el campo "Facturar a:". Debe ser lo más específico posible, incluido el nombre de la empresa, la ubicación y el número de teléfono y, si corresponde, el nombre del representante del cliente que compró los productos. Algunas compañías requieren que cada representante certifique las facturas antes de que se paguen, por lo que no referirse a un empleado puede demorar el pago. Esta información suele estar cerca de la parte superior, alineada con el margen izquierdo.

5.

Proporcionar una lista detallada de todas las compras; esto constituye la mayor parte de la factura. Para ahorrar espacio, puede enumerar cada artículo, su precio y el número total de artículos vendidos en columnas individuales, terminando con un total de línea para el artículo.

6.

Sume los totales de todos los artículos de línea para resumir las ventas en la factura. Indique los cargos adicionales, como los gastos de envío o los cargos financieros, en el cuerpo de la factura después del total de los bienes comprados. Listar cada cargo con una descripción.

7.

Proporcionar un total general en la parte inferior de la factura. Esto debe reflejar lo que espera que el cliente le pague por todos los servicios entregados en la factura. Incluya la fecha de vencimiento y las formas de pago que acepta, como cheque o transferencia de dinero.