Diferentes saludos de cartas

En los negocios, las relaciones construyen sociedades y clientes leales. Al escribir una carta comercial, establece la relación desde el principio con el saludo. Ya sea que esté enviando cartas postales comerciales o por correo electrónico, existen diferentes métodos aceptables para dirigirse al lector en el saludo. Asegúrese de mantener el tono profesional y de acuerdo con la relación profesional que tenga con el destinatario.

Saludos formales

Utilice saludos formales cuando no conozca al destinatario, tenga un título inferior o esté subordinado al destinatario. Los saludos formales en las cartas comerciales son tradicionales y ampliamente aceptados. Deben usarse cuando no esté seguro de cómo dirigirse a la otra parte.

• Destinatario desconocido: hay dos saludos tradicionalmente aceptables cuando escribe una carta comercial a un destinatario desconocido. A quien corresponda o Estimado señor o señora, muestre respeto a cualquiera que sea el lector previsto.

• Destinatario conocido: al enviar una carta a una persona específica cuyo nombre tiene, debe comenzar con Estimado y usar el apellido de la persona. Cuando sea posible, identifique el género, estado civil y título profesional. Utilice los identificadores Mr., Ms., Miss o Mrs. Definir el género y estado civil. Al dirigirse a un médico, utilice el Dr. antes del apellido Cuando se dirija a un profesor, utilice el Prof. Los identificadores se utilizan entre Estimado y el apellido. Por ejemplo, Estimado Prof. Jones . No use un identificador de género si la persona tiene un identificador profesional.

• Específicos de género: hay ocasiones en que tiene el nombre completo de la persona, pero no está seguro de si la persona es hombre o mujer. Las diferencias de idioma, la ortografía única y los nombres ambiguos de género pueden crear confusión. No adivinar Cuando no esté seguro sobre el género del destinatario, abandone el identificador de género y use el nombre completo. Por ejemplo, Querido Jan Jones .

Cuando sea posible, aprenda todo lo que pueda sobre la persona para que el saludo sea lo más agradable posible. Esto puede requerir algunos minutos adicionales de trabajo, pero a menudo produce mejores respuestas.

Salutaciones semiformales

Si está en igualdad de condiciones con el destinatario o tiene una relación larga que lo califica para ser más amigable, puede usar un saludo semiformal. Esto es lo mismo que enviarías a un amigo para una reserva de cumpleaños, pero da un tono que coincide con la forma en que te comunicas con la persona en la vida real.

• Destinatarios del grupo: si utiliza un programa de combinación de correspondencia, es posible enviar la carta y ajustar el saludo en función de cada individuo. Sin embargo, hay ocasiones en que una carta se envía a todo un grupo y no se individualiza. En este caso, identifique al grupo colectivamente. Por ejemplo, Estimados asistentes, Estimados colegas o Estimado equipo son aceptables.

• Individuo masculino o femenino: en una carta menos formal, aún se usa Dear pero con el nombre de pila de la persona. No se necesitan identificadores. Nuevamente, esto debería ocurrir en los casos en que usted ya se encuentra en un primer nombre con el destinatario. Por ejemplo, Dear Joe trabaja si no llamas a Joe Mr. Jones en persona.

• Saludos digitales comunes: el correo electrónico tiende a seguir pautas de estilo más relajadas. Una vez más, determine la relación y la conveniencia de usar saludos menos formales, como Hola o Buenas tardes . En caso de duda, inclínate a ser un poco más tradicional para evitar molestar a alguien que pueda percibir tu saludo como una falta de respeto. Como con todo en los negocios, entienda con quién se está comunicando para tomar esa determinación.

Salutaciones semiformales se utilizan tanto en cartas postales y correspondencia por correo electrónico. El correo electrónico es menos formal por naturaleza, y estos saludos se usan más en el correo electrónico que en los saludos formales.

Considere el tono de toda la carta

Una cosa es elegir un saludo que sea profesional. Es igual de importante que el saludo coincida con el tono de la letra. Puede ser amigable con una persona, pero si está definiendo los términos de un nuevo contrato, la carta será formal. El saludo debe coincidir con el tono y debe ser tradicional, como el Estimado Sr. Smith . No es suficiente elegir un saludo que se sienta bien. Una carta de negocios se construye por una razón y cada parte de ella, desde el saludo hasta la posdata, se elabora con un propósito.

Diligencia debida sobre el destinatario

Tomarse el tiempo para averiguar el nombre, el título y el estatus profesional de una persona va en gran medida en la correspondencia comercial. Demuestra respeto y profesionalidad. Llame a la compañía para hablar con una recepcionista u otro representante y pregunte a quién debe dirigirse una carta para el tema en cuestión. La gente a menudo se complace en proporcionarle la información necesaria, aunque es posible que tenga problemas con los porteros que filtran la correspondencia de ventas de los jefes.

Si no puede obtener la información por teléfono, vaya a Internet y busque un directorio de empresas. Usa tu juicio para decidir a quién debe ir la carta. Incluso si va a la persona equivocada, es más probable que se reenvíe si no comienza con un saludo genérico y sin nombre.