Cómo terminar o concluir una nota de negocios

Los dueños de negocios tienen numerosos documentos que llegan a sus escritorios o en sus bandejas de entrada de correo electrónico. Como líder empresarial, ha leído innumerables memorandos, por lo que entiende que la comunicación y la claridad son esenciales para actuar. Hay cinco tipos comunes de notas de negocios. Concluya los memos de una manera que inspire a las personas a actuar.

Propina

• La conclusión de una nota de negocios depende del tipo de nota que está escribiendo. La mayoría de los memos concluyen con una llamada a la acción que establece los siguientes pasos necesarios.

Informes de progreso concluyentes

Los proyectos a largo plazo a menudo requieren la actualización de las partes pertinentes sobre el progreso realizado. La nota explicaría dónde quedó el último informe de progreso, en qué líneas de tiempo se encuentra ahora y cuáles serán los próximos pasos. Esboza las acciones ya tomadas y los logros alcanzados.

Por ejemplo, si está codificando un sitio web para un cliente que se espera que tarde seis meses en completarse, puede enviar un informe de progreso mensualmente para actualizar al cliente sobre los desarrollos. También identifica cualquier problema que haya encontrado. Al concluir un informe de progreso, se resumen los siguientes pasos y se solicita la acción de la otra parte para abordar cualquier problema o problema.

Memorando de Minutos de Reunión

Las reuniones se reúnen para reunir un grupo de mentes para revisar problemas, generar ideas y aprobar acciones. Debido a que las reuniones a menudo cubren una gran cantidad de información, parte de la cual no es pertinente para los próximos pasos, se utiliza una nota para resumir la reunión. Una reunión de la junta puede votar sobre los artículos del presupuesto.

También puede haber una discusión sobre el lanzamiento de una nueva estrategia de marketing. El memorándum de las actas de la reunión resumiría los puntos clave y concluiría con lo que se espera que cada parte avance. También establecerá los detalles de la próxima reunión si están disponibles, como la fecha, la hora y el lugar.

Informes de incidentes Conclusiones

Este tipo de nota se utiliza cuando sucede algo que debe documentar para un archivo de cliente o empleado. Se requiere un informe de incidentes que involucre a un cliente si alguien se cayó mientras caminaba en su tienda. Un informe de incidente que involucre a un empleado puede documentar una violación del código de conducta. Los informes de incidentes son el registro del evento e incluyen la fecha, la hora, la ubicación y las circunstancias detrás del incidente.

Estos se mantienen en archivos legales o de recursos humanos como evidencia de lo que sucedió. Concluya un informe de incidentes notando si se requieren o no acciones adicionales. Si alguien resultó herido, indique si se recomiendan o ordenan las evaluaciones médicas. Si un empleado viola el código de conducta, declare cualquier acción disciplinaria y capacitación que seguirá el incidente.

Directivas específicas de equipo

Puede usar una nota para dar a su equipo directivas específicas. A veces, hay un cambio en una determinada regla o procedimiento. El memorando de la directiva describe estos cambios y establece qué se espera de los empleados que avanzan.

Por ejemplo, si el consultorio de un médico tiene un nuevo procedimiento para tratar los objetos punzantes (agujas o escalpelos), cada empleado debe obtener una copia de una nota que describa el cambio y cualquier comportamiento nuevo esperado. Concluya un memorando directivo reiterando claramente la acción requerida, indicando las fechas de capacitación y luego ofrezca responder a las preguntas de los empleados sobre el cambio.

Informe de respuesta de consulta

Un empleado, cliente o socio puede solicitar información sobre un producto, política o procedimiento. El memorando de respuesta a la pregunta responde a las preguntas planteadas en la consulta.

Por ejemplo, un empleado podría preguntar por qué se requieren guantes en el almacén. La nota describiría cualquier normativa de salud y seguridad, y también establecería el uso del equipo de seguridad, y luego abordaría las preocupaciones reales de seguridad que los guantes deben proteger en el almacén. Este tipo de memo debe agradecer a la persona por la consulta y también debe reiterar por qué la política o la acción son apropiadas.