Cómo documentar proyectos 5S

Los gerentes exitosos de mejora de proyectos que implementan técnicas de manufactura esbelta utilizan la metodología 5S para eliminar el desperdicio y mejorar la satisfacción del cliente. Para eliminar el desperdicio, los gerentes de proyecto toman cinco tipos de acciones basadas en palabras japonesas. Estos procesos de limpieza incluyen Seiri (Ordenar), Seiton (Establecer en orden), Seison (Brillo), Seiketsu (Estandarizar) y Shitsuke (Mantener). Como resultado, las herramientas del proyecto se clasifican y ordenan para que estén disponibles cuando sea necesario. Al mantener su espacio de trabajo limpio y organizado, todo (y todos) se mantiene en orden. Para documentar el proceso para que luego pueda evaluar, analizar y auditar un proyecto 5S, implementar 5S en etapas y preparar informes sobre cada etapa.

1.

Crear un plan de control de cambios para gestionar la calidad. Use su propio formato o descargue una plantilla de sitios como el sitio web de plantillas de Microsoft Office, que brinda acceso para cambiar las plantillas de control.

2.

Organice reuniones regulares y documente las sugerencias de los miembros del equipo en una reunión. Use herramientas como Microsoft OneNote para registrar las decisiones tomadas y las acciones tomadas. Distribuye estos documentos por correo electrónico. Archívelas subiéndolas a sitios web de intranet, repositorios de documentos de la empresa o áreas de trabajo colaborativas, como Microsoft Sharepoint.

3.

Utilice herramientas de mejora de procesos, como informes de progreso y hojas de observación de tiempo, para definir, analizar, medir, mejorar y controlar procesos. Cree informes de estado que describan cómo estos resultados empoderan al equipo, mejoran procesos específicos al analizar el estado actual (tal como está) y definen el estado futuro (que será). Al definir la brecha entre los dos, puede crear un plan de implementación y un plan de acción.

4.

Crear un plan de auditoría. Este plan debe identificar al personal que puede ir a través del lugar de trabajo y deshacerse de todas las herramientas innecesarias. Esto le permite a usted y a sus empleados asegurarse de tener las herramientas y los materiales adecuados para realizar el trabajo. El plan debe verificar que las herramientas restantes estén organizadas por frecuencia de uso y usuarios principales. También debe describir cómo verificar cuidadosamente a mano que se realiza el mantenimiento general de las instalaciones y garantizar que las herramientas, procesos y procedimientos estandarizados se implementen y utilicen. Un plan de auditoría integral lo ayuda a usted y a su pequeña empresa a mantener los cambios. Publicar historias de éxito para mantener la energía y el entusiasmo.

5.

Describa cada uno de los procesos 5S en documentos detallados y distribúyalos a todos los miembros del equipo utilizando el correo electrónico o la tecnología de redes sociales como wikis, foros o blogs. Crear listas de verificación y carteles para reforzar la metodología. Capacitar al personal en el uso de estos procesos utilizando esta documentación. Además, los recursos gratuitos, como el sitio web OpenCourseWare del Instituto Tecnológico de Massachusetts, brindan acceso a los materiales, herramientas y recursos del curso para comunicar las mejores prácticas asociadas con la metodología 5S.