Pautas para solicitar y celebrar una reunión

Siga las pautas para solicitar y celebrar una reunión para asegurarse de que sea productivo y cumpla con su objetivo. La solicitud de una reunión debe hacerse a través de un correo electrónico o una invitación de calendario. Seleccione un programa de computadora para enviar la invitación, utilizando el software de la organización o una aplicación común disponible para los destinatarios. Por ejemplo, Microsoft Outlook, iCal de Apple y Google Calendar tienen opciones para enviar invitaciones a reuniones. La invitación debe indicar el propósito, el tiempo, el lugar y los participantes de la reunión.

Estar preparado

Planifique su reunión con anticipación al delinear los puntos y objetivos principales en una agenda. Cree folletos o una presentación, si es necesario, para transmitir su información en la reunión, de acuerdo con Chargris Press. Lleve copias de los folletos o la presentación para que los invitados puedan recordar toda la información pertinente. Trae un cuaderno y un bolígrafo. Los participantes en una reunión a menudo tienen preguntas e ideas. Anote cualquier idea que tenga durante la reunión para continuar con preguntas, respuestas o ideas en un momento posterior.

No interrumpas

Si un participante comenta o tiene una pregunta, retenga su respuesta hasta que la persona haya terminado. Asegúrate de responder cortésmente porque el participante puede haberse perdido o no haber comprendido algo de la presentación, de acuerdo con Psychology Today. Responda a las preguntas de los participantes que levantan la mano en lugar de a las que contestan las preguntas, y si hay comentarios que desvían la reunión, lleve la conversación al objetivo y al tema principal. Dado que las personas generalmente tienen un horario apretado, mantenga la reunión encaminada y finalícela en forma puntual y puntual. La mayoría de las reuniones no deben durar más de una hora, según GovLeaders.org

No conteste el telefono

Cuando los participantes entren en la sala, pídales que silencien sus teléfonos celulares y apaguen el suyo para que nadie se distraiga durante la reunión. Según GovLeaders.org, las distracciones pueden prolongar las reuniones y recibir correos electrónicos o llamadas mientras intenta responder preguntas o hacer una presentación es grosero. Si bien los teléfonos celulares y el correo electrónico son una forma efectiva de comunicación, no son efectivos mientras se dirige a un grupo de personas.

Resumir

Cierre las reuniones resumiendo lo que desea que las personas quiten de la reunión y enumerando los pasos que usted o los participantes deben tomar para cumplir los objetivos. Si es posible, cada participante debe ser responsable de algo para ayudar a alcanzar un objetivo. De acuerdo con GovLeaders.org, describa cuál será el rol de cada persona, cuándo se debe finalizar la tarea de la persona y con quién debe hacer el seguimiento.