Los roles funcionales de los miembros del grupo en el desarrollo organizacional

El desarrollo organizacional, el proceso de ajuste de las funciones departamentales, permite que las empresas se desempeñen de manera más eficiente y aumenten la productividad. Para planificar e implementar cambios organizativos que beneficien a la empresa, los líderes efectivos establecen roles y responsabilidades claras para todos los miembros del grupo, incluidos los patrocinadores y las partes interesadas. Las tareas típicas incluyen recopilar datos, definir problemas y determinar acciones. El establecimiento de roles funcionales para cada miembro permite una colaboración grupal efectiva, que generalmente resulta en una mejor moral y rentabilidad.

Beneficios

Los roles funcionales claramente definidos, como contribuyente, coordinador, evaluador y registrador, evitan problemas de comunicación, promueven la cooperación y permiten que el equipo realice tareas complejas. El establecimiento de roles funcionales para todos los miembros del grupo en el desarrollo organizacional generalmente contribuye a mejorar la calidad, reducir los errores de productos y acelerar el servicio. Esto conduce a una mejor satisfacción del cliente, menores costos operativos y permite a los miembros del grupo adaptarse al cambio y responder rápidamente a las oportunidades.

Papel del contribuidor

Los miembros del grupo que desempeñan el papel de colaborador suelen proponer ideas, iniciar discusiones y explorar opciones. Responden a las solicitudes de aclaración proporcionando hechos e información relevante relacionada con el problema. Buscan la información que falta. Los colaboradores expresan sus propias opiniones, relatan sus experiencias personales y ofrecen nuevas perspectivas sobre los problemas. Por ejemplo, un colaborador puede sugerir reorganizar la empresa en equipos funcionales, eliminar pasos redundantes en el procesamiento de pedidos o instituir procesos más respetuosos con el medio ambiente, como comprar solo papel reciclado para usar en la empresa.

Rol de coordinador

Los coordinadores o facilitadores organizan reuniones de equipo y establecen las agendas. Ellos revisan y aclaran las declaraciones hechas por los contribuyentes para resumir las acciones, como la decisión de contratar más asistentes administrativos para manejar los arreglos de viaje requeridos por el personal de ventas. Mantienen al grupo en la pista y ayudan a resolver disputas o conflictos cuando es necesario. Los coordinadores llevan a cabo ejercicios de creación de equipos para ayudar a los miembros del grupo a funcionar más eficazmente como una unidad.

Papel del evaluador

Los evaluadores funcionan como críticos. Evalúan las propuestas desarrolladas por los miembros del grupo para garantizar que las recomendaciones se alineen con los objetivos estratégicos de la empresa. Los evaluadores ayudan al grupo a evaluar si las alternativas representan opciones realistas. Los evaluadores hacen preguntas de sondeo y ayudan al grupo a descubrir fallas en sus planes antes de la implementación. Los evaluadores permiten la calidad al garantizar que los otros miembros del grupo justifiquen sus planes.

Rol del registrador

Los registradores funcionan como escribas y toman notas sobre lo que sucede durante las reuniones y las sesiones de lluvia de ideas. Distribuyen las notas de la reunión por correo electrónico o cargan los documentos en una carpeta pública. Los registradores suelen utilizar herramientas de software, como el software de mapas mentales OneNote, Evernote o Mindjet de Microsoft Office, para registrar decisiones, conceptos e ideas. Desarrollan diagramas de flujo de procesos y otras formas de documentación, como políticas y procedimientos. Los registradores mantienen notas completas sobre las discusiones y las decisiones para que los miembros del grupo puedan centrarse en participar en reuniones en lugar de tomar sus propias notas. Dibujar imágenes y diagramas elaborados ayuda a los otros miembros del grupo a solucionar problemas, analizar datos, identificar causas raíz de problemas y documentar recomendaciones de mejora de procesos.