Factores de la comunicación efectiva

Como propietario de una pequeña empresa, tendrá días de seis millas de altura y tendrá días aburridos, días en los que disfrutará cada minuto y los días que desea que terminen a las 2 de la tarde. Por mucho que pueda aceptar la imprevisibilidad de la vida cotidiana como propietario de una pequeña empresa, lo único con lo que puede contar para ser predecible es que se espera que se comunique todos los días, con empleados, clientes, proveedores, representantes de ventas, grupos comunitarios, funcionarios gubernamentales y Totalmente extraños. Contará con, y será juzgado por, su capacidad para comunicarse con las palabras: las que verbaliza oralmente, además de las que envía en mensajes de texto, anuncios y publicaciones de redes sociales, así como las que escribe en correos electrónicos, cartas y presentaciones.

Puede que no te consideres un "comunicador maestro", tal vez ni siquiera cerca. Pero dado que hay tantas oportunidades para comunicarse de manera efectiva, es imperativo que perfeccione sus habilidades de comunicación: una buena inversión de tiempo que ayudará a garantizar que lo comprendan al menos la mayor parte del tiempo y, a su vez, que entienda a quienes lo rodean. Para completar este ejercicio correctamente, aquí hay algunos factores que promueven una comunicación efectiva:

Llévelo desde la parte superior y actualice su conocimiento de los pasos involucrados en todas las formas de comunicación.
Abrazar el valor de la escucha activa.
Evalúa los obstáculos para una comunicación efectiva para que puedas superarlos.

Hacerlo le proporcionará la habilidad y la confianza que necesita para ser el maestro de su universo de pequeñas empresas.

Siga el proceso de comunicación

Como propietario de un negocio, es probable que pierda la cuenta de todos los factores relacionados con la comunicación que tienen lugar en un día determinado. Pero la mayoría de ellos probablemente serán guiados por un propósito, tal como:

Transmitir información Intercambiar información Hacer una solicitud
presenta una queja
Persuadir Resolver un problema Conciliar una diferencia * Entretener

No importa cuál sea su objetivo, los pasos involucrados en todas las formas de comunicación son fundamentalmente los mismos. Puede ayudar visualizar los seis pasos en un círculo, uno tras otro, o una secuencia lineal, de izquierda a derecha:

El remitente desarrolla una idea. Todos los mensajes comienzan con la conceptualización de una idea. Después de todo, si no tuviera una razón, no tendría razón para comunicarse.
El remitente formula el mensaje. Una idea debe ser puesta en palabras; Tienes que decidir cómo vas a expresarte. Los especialistas en comunicación lo llaman "codificación". Puede ser el paso más difícil, y requiere de varias revisiones hasta que esté satisfecho de que lo hizo bien.
El remitente selecciona un medio para el mensaje. Como propietario de una pequeña empresa, se enfrenta a elecciones que sus predecesores nunca tuvieron a su disposición, gracias a la tecnología. Esto es en parte por qué este paso merece una cuidadosa consideración. La comunicación cara a cara a menudo puede evitar el tipo de comunicación errónea que puede ocurrir en los correos electrónicos y especialmente en los mensajes de texto. * El remitente transmite el mensaje, por lo que puede viajar por el medio elegido. Con este paso, el rol del remitente está completo.
El destinatario recibe y decodifica el mensaje. Este es el paso que puede estar lleno de desafíos, precisamente donde es más probable que aparezcan esas barreras y obstáculos y otros factores de interrupciones de la comunicación. La comunicación efectiva no puede ocurrir, a menos que el remitente y el destinatario asignen el mismo significado a un mensaje.
El destinatario proporciona retroalimentación. La retroalimentación concluye el proceso de comunicación, pero no siempre de manera amistosa. Si bien cada remitente anhela una retroalimentación positiva, el hecho es que una retroalimentación confusa, contenciosa o enojada brinda la oportunidad de salvar las diferencias de comunicación, siempre que la comunicación bidireccional entre el remitente y el destinatario sea honesta y sincera.

Afine sus habilidades de escucha activa

Si el último punto ha despertado el escéptico en ti, entonces probablemente estás pensando en una situación en la que un intercambio confuso, polémico o enojado terminó mal. No solo la comunicación fue ineficaz; también fue divisivo.

¿La causa raíz? Con toda probabilidad, malas habilidades de escucha por parte del remitente o el destinatario. Condena la comunicación efectiva en todo momento, y no ayuda que:

Ya en la escuela primaria, los estudiantes son amonestados por "no prestar atención", si son sorprendidos o parecen distraídos. Pero prestar atención y escuchar son dos cosas diferentes, y las escuelas estadounidenses no enseñan a los estudiantes cómo convertirse en mejores oyentes.
Escuchar y escuchar son dos habilidades diferentes, también. * La audición garantiza la comprensión, más que mirar, garantiza ver.
La mayoría de las personas prefieren hablar en lugar de escuchar, a menudo simplemente esperando su tiempo mientras otra persona está hablando para que puedan participar.

Antes de observar más de cerca algunas de las barreras y obstáculos más comunes para una comunicación efectiva y cómo superarlos, considere la habilidad que más podría beneficiarlo (como todos los empresarios): la escucha activa.

De la misma manera que probablemente haya cambiado las páginas de un libro de una manera nueva una vez que haya mejorado su lectura activa de las habilidades en la universidad, puede alcanzar nuevos niveles de comprensión cuando afine sus habilidades de escucha activa. Es lo opuesto a la "escucha pasiva", como cuando escuchas un juego de béisbol en una radio de bajo volumen cuando haces llamadas telefónicas al cliente. La Universidad de Minnesota describe la escucha activa como:

"... prestando toda la atención a lo que otras personas están diciendo, tomándose el tiempo para entender los puntos que se están haciendo, haciendo las preguntas según sea apropiado y sin interrumpir en momentos inapropiados"

La escucha activa es una habilidad que se aprende, lo que hace que sea aún más sorprendente que no se enseñe en la escuela primaria, secundaria, preparatoria y universitaria. Se necesita práctica y concentración para convertirse en un buen oyente activo. Pero puede convertirse en un "oyente activo principal" practicando una estrategia de cinco pasos promovida por la Universidad de Maine:

Reconoce las ideas, pensamientos o sentimientos de alguien primero. Parafrasear (replantea lo que dijo el remitente en tus propias palabras). Hacer preguntas abiertas sin juicio. Resumir y aclarar. Ofrezca su opinión (diplomáticamente, por supuesto).

La escucha activa no garantiza que nunca se encontrará con una interrupción de la comunicación. Pero de todos los factores que promueven una comunicación efectiva, podría decirse que es el más vital de todos. Y esto es antes de que consideres las molestas barreras y obstáculos que se avecinan.

Superar las barreras para una comunicación efectiva

La primera y más compleja barrera para la comunicación efectiva es la actitud. Es complejo porque abarca muchos factores que dan forma a un estado mental, incluyendo:

Género Estado socioeconómico Cultura
Creencias personales
Creencias religiosas
Falta de familiaridad o credibilidad * Percepción selectiva (el acto de filtrar lo que vemos y escuchamos para adaptarlo a nuestra propia agenda)

Para contrarrestar estos desafíos y defender los factores que promueven una comunicación efectiva:

Adopte un tono de cooperación. * Póngase en la posición de la otra persona (o, al menos, intente hacerlo). Se llama empatía, y es otra habilidad de vida aprendida que sigue al dominio de la escucha activa.
Cree una relación, una sensación de facilidad y comodidad. (Con el tiempo, la relación puede convertirse en confianza, lo que puede fomentar una comunicación abierta y honesta). Por ahora, haga todo lo posible para reducir cualquier tensión y fomente un flujo libre de comunicación.
Manten una mente abierta. Abstenerse de juzgar o criticar.
Dispensar con una actitud defensiva o formando supuestos prematuros.
Enfóquese con atención en el mensaje, no en ningún factor contribuyente (como la presencia de emociones o un acento difícil de entender).

La segunda barrera para una comunicación efectiva es el lenguaje y el medio . Como actitud, es igualmente amplia e incluye factores tales como:

Elección de palabras * Tono (incluyendo tono, entonación y volumen)
El lenguaje corporal y los gestos * Señales no verbales

Para contrarrestar estos desafíos y defender los factores que promueven una comunicación efectiva:

Use un lenguaje simple, claro y preciso. * Evite palabras y metáforas complejas.
Deje caer la jerga y la jerga de su vocabulario. Evitar lenguaje sesgado o palabras que impliquen estereotipos. Haz tu mejor esfuerzo para alinear tus expresiones faciales con tu tono de voz. Elimine (o al menos reduzca) su uso de gestos con las manos. Puede intentarlos para enfatizar, pero podrían distraerlos. Abstenerse de chismes (tanto escucharlo como difundirlo).
Siempre proteger el derecho básico de privacidad de alguien.
Seleccione un medio que complemente su mensaje. Por ejemplo, una información urgente probablemente exige un medio rápido. Siempre puedes seguir más tarde con un segundo medio.
Considere reforzar incluso un mensaje verbal de memoria con un mensaje escrito, si es importante. También podría servir como aclaración.

Decir lo que quiere decir y significar lo que dice puede sonar simple, al menos hasta que profundice y considere algunos ejemplos que pueden hacer que se detenga. Además, "considerar la fuente" también es importante porque dos personas pueden responder al mismo mensaje de dos maneras diferentes.

Obviamente, si debe reprender a un empleado, es mejor hacerlo en privado y en persona. Pero ¿qué pasa si quieres felicitar a un empleado? ¿Debería hacerlo con un "público", para que todos puedan escucharlo? Al igual que no dominó el idioma inglés en un año, probablemente tampoco aprenderá a minimizar las debilidades del lenguaje y el medio. Date tiempo; vas a perseverar

La tercera barrera para una comunicación efectiva es la escucha y la retroalimentación . Sin una buena capacidad de escucha, el remitente de un mensaje no sabrá si el destinatario lo entiende. Y sin comentarios, el remitente no sabrá si el destinatario ha interpretado el mensaje correctamente. Muchos factores pueden impedir este proceso crucial, pero tienden a caer en las categorías de:

Desatento inatención
Defensividad * Supuestos prematuros.
Falta de precision
Claridad y fluidez * Inaudibilidad

El pulido de sus habilidades de escucha activa lo ayudará en gran medida a contrarrestar estos desafíos y a defender los factores que promueven una comunicación efectiva. Tú también puedes:

Mire alerta (y esté alerta también). * Sea específico.
Haga preguntas por el bien de la aclaración.
Retenga el juicio, y una respuesta, hasta que esté seguro de que la otra persona ha terminado el mensaje. * Incluso si se le pide un consejo, intente ofrecerlo, no emitirlo, como una directiva. Conocido como pedal suave, este tipo de consejo puede aceptarse más fácilmente si invoca la palabra "nosotros", incluso si en realidad no es parte de la solución. O intente, "¿Qué piensa acerca de ...?" O "¿Alguna vez consideró hacer ...?"

La cuarta barrera para la comunicación efectiva es el ruido y los obstáculos físicos, factores a considerar para eliminar la comunicación efectiva que puede incluir:

Ruido de la gente Ruido de las máquinas Ruido del tráfico Temperatura Iluminación * Asientos y distribución
Apiñamiento

Eliminar (o al menos reducir) tales distracciones parece ser un remedio obvio, uno que puede resolver todos los problemas. Cuando no puede, cuando está a merced de un entorno inferior, el mejor paso que puede dar es moverse hacia uno que sea más propicio para escuchar, hablar e interactuar. Sí, es posible que tenga que interrumpir a alguien para sugerir un cambio en el lugar. Pero una breve interrupción probablemente palidecerá en comparación con tratar de avanzar en un entorno en el que sus mensajes importantes compiten con otras fuentes.

Aprenderás y crecerás

Es probable que cometa algunos errores al perfeccionar sus habilidades de comunicación, al igual que está obligado a cometer algunos errores al ajustar sus opciones de software, sistema de contabilidad, plan de publicidad y todos los demás elementos de su pequeña empresa.

A diferencia de las computadoras y los programas de computadora que se pueden modificar presionando algunos botones, los seres humanos, como saben, no vienen equipados con botones o un manual de instrucciones. Esto es, en parte, la razón por la cual la dinámica humana de su negocio puede llegar a ser la más desafiante, pero también la más gratificante de todas.