Factores a considerar cuando se desarrolla un sistema de información de recursos humanos

Muchos gerentes le dirán que los empleados de una empresa son su activo más importante. Un sistema de información de recursos humanos es un software o una solución en línea que ayuda a las compañías a administrar este valioso recurso de manera consistente y proporciona información para las decisiones de gestión. Para desarrollar un sistema efectivo, debe considerar los muchos factores al abordar tareas como la contratación de nuevos empleados, la compensación, la promoción, la planificación de la jubilación y la sucesión.

Los objetivos

Los objetivos generales de un sistema de información de recursos humanos son mejorar la administración de los recursos humanos al tiempo que aumenta la eficiencia y reduce los costos. Para lograr estos objetivos, el sistema automatiza las funciones estándar y hace que la entrega de servicios a los empleados sea más conveniente. Tales sistemas recopilan y retienen más información que los sistemas manuales más antiguos, pero para ser efectivos, tienen que presentarla en una forma que los gerentes puedan usar para tomar decisiones sobre el personal. Cuando esté considerando un HRIS, asegúrese de que cumpla con todas las funciones de un sistema tradicional y ofrezca una mayor facilidad de uso tanto para los empleados como para el personal de recursos humanos.

Funcionalidad

Un sistema de información de recursos humanos realiza un seguimiento de los perfiles de los empleados y administra los beneficios. Los sistemas más avanzados desarrollan descripciones de las posiciones en la organización de la empresa, relacionan los perfiles de los empleados con las posiciones y recomiendan capacitación donde los perfiles no coinciden con la posición. Los gerentes pueden usar HRIS para planificar la promoción de los empleados a lo largo de las rutas de la organización que coincidan con sus perfiles mientras evalúan el desempeño en función de los requisitos de la posición. La función de planificación de sucesión ayuda a los gerentes a designar uno o más reemplazos posibles para cada puesto en caso de que la empresa pierda a un empleado en particular.

Seguridad

Un HRIS debe proteger la privacidad de los empleados al tiempo que garantiza que los datos sean precisos y que la información permanezca accesible para las partes autorizadas. Al desarrollar el sistema, asegúrese de que requiera nombres de usuario y contraseñas para el acceso y que mantenga registros de las solicitudes de acceso para registrar quiénes han estado viendo los archivos. Normalmente, tales sistemas incorporan un nivel de acceso para ver datos, un nivel para cambiar datos y un nivel para cambiar estructuras de base de datos. Los procedimientos que rigen los cambios en la información aseguran que se modifique solo cuando sea necesario, y los registros de cambios conservan el historial de tales acciones.

Implementación

Un factor clave para desarrollar un HRIS es cómo planea implementarlo. El cambio al nuevo sistema debe realizarse sin interrumpir las operaciones de la empresa y la prestación de servicios a los empleados. Además, los empleados requerirán capacitación sobre el nuevo sistema. Las compañías a menudo planean la operación paralela de los sistemas antiguos y nuevos por un tiempo limitado, y la capacitación se lleva a cabo antes y durante este tiempo. Cuando el nuevo sistema asume el control, el sistema antiguo permanece accesible para datos históricos si es necesario.