Ejemplos de controles internos

A todas las compañías les gusta creer que sus empleados y la gerencia están por encima de cualquier reproche y nunca harían algo que dañe a la organización. Sin embargo, también es una buena decisión comercial tener sistemas implementados para garantizar que las cosas funcionen sin problemas y que no haya ningún problema. Los controles internos son medidas de procedimiento que una organización adopta para proteger sus activos y propiedades. En términos generales, estas medidas incluyen barreras de seguridad física, restricción de acceso, cerraduras y equipos de vigilancia. A menudo se los considera como procedimientos y políticas que protegen los datos contables. Registros de la empresa, efectivo y otros activos. Piense en estos controles como un tipo de seguro; nadie quiere usarlos nunca, pero es bueno tenerlos en caso de que haya un problema.

Ejemplos de control interno

Los procedimientos de control interno documentan las transacciones mediante la creación de un seguimiento de auditoría. Limitan las acciones de los empleados al requerir la autorización, aprobación y verificación de las transacciones seleccionadas. Se segregan a los deberes porque ciertas responsabilidades laborales son mutuamente incompatibles y, si no se controlan, permiten a una persona demasiado acceso no supervisado a los activos de la empresa. Ninguna persona debe poder iniciar una transacción y luego aprobarla, registrar la información en los registros contables y controlar los ingresos que resulten. Los controles internos son preventivos o detectivescos. Los controles preventivos están diseñados para evitar errores, imprecisiones o fraudes antes de que ocurran. Los controles de detección están destinados a descubrir la existencia de errores, inexactitudes o fraudes que ya se han producido.

Controles en general

Un buen seguro es el mejor control interno de "último recurso" que un empresario puede tener. La cobertura de la pérdida debida al robo de un empleado puede significar la diferencia entre recuperarse de un fraude o cerrar una empresa. Las aseguradoras a menudo requieren ciertos controles internos específicos como un requisito previo para la cobertura. Un ejemplo es requerir la selección previa de empleo de los solicitantes para puestos clave. Un sistema de formularios comerciales para rastrear todas las transacciones de la compañía es un ejemplo de controles internos. Los formularios comerciales crean una pista de auditoría para rastrear ventas, créditos, reembolsos o devoluciones de mercancías; el movimiento de inventario; compras y pedidos de proveedores; Recibo de efectivo y pagos.

Controles Preventivos

Controles de detectives explicados

Los controles de detección son controles internos diseñados para identificar problemas que ya existen. Las auditorías son un ejemplo de un control de detectives. La reconciliación mensual de cuentas bancarias, la revisión y verificación de reembolsos, la conciliación de cuentas de caja chica, las auditorías de los desembolsos de nómina o la realización de inventarios físicos son ejemplos de controles de detección. Los controles preventivos y de detección a menudo se requieren en combinación para brindar suficiente protección. Los sistemas informáticos requieren controles preventivos mediante el uso aceptable y el control de acceso. Los registros de uso de la computadora deben mantenerse. Los registros son una forma de control de detección que deben revisarse y auditarse a intervalos regulares.

Muchos controles de prevención se basan en el concepto de separación de tareas. Los ejemplos incluyen prohibir que la misma persona realice transacciones relacionadas, como iniciar y registrar transacciones; hacer compras y aprobar pagos; ordenar y aceptar inventario; aprobar vendedores y hacer pagos; recibir facturas y aprobar pagos; y autorizando devoluciones y emitiendo reembolsos. Las tareas de preparación y distribución de la nómina y los controles de aprobación, escritura y firma también deben ser realizados por diferentes personas. Los ejemplos de controles internos construidos en torno al concepto de autorización, aprobación y verificación incluyen exigir la revisión y aprobación de la información de nómina antes del desembolso, exigir la autorización dual interdepartamental de los datos de nómina por parte de los departamentos de contabilidad y recursos humanos y requerir la aprobación previa de clientes, proveedores y compras de créditos. .