Ejemplos de problemas de comunicación en el lugar de trabajo

Los problemas de comunicación en el lugar de trabajo pueden tener un impacto negativo en la moral, la productividad y las relaciones de trabajo interdepartamentales. Cuando no se controlan, los problemas continuos de comunicación pueden potencialmente reducir las ganancias, aumentar la rotación y generar errores que afectan negativamente la imagen pública de la empresa. Reconocer y abordar problemas comunes puede solucionar problemas antes de que se salgan de control. Esté atento a los problemas comunes de comunicación en el lugar de trabajo y resuélvalos rápidamente.

Falta de comunicación completa

En un lugar de trabajo dominado por respuestas rápidas a través de texto y correo electrónico, los detalles pueden perderse, pasarse por alto o mal entenderse. Contestar "sí" a una serie de preguntas en un correo electrónico no está claro. Responder "OK" cuando se le pregunta si puede revisar un documento no responde a la pregunta de dónde reside el documento, qué tipo de revisión se solicita o cuándo es necesario devolver las ediciones.

Solución: haga que las solicitudes por correo electrónico sean claras y detalladas, y que las respuestas sean completas y completas. Antes de pulsar Enviar, pregúntate:

• ¿Respondí cada pregunta en su totalidad?

• ¿El destinatario tendrá alguna pregunta pendiente después de leer mi correo electrónico?

Asumiendo que alguien más tiene la pelota

Cuando forma parte de una sesión grupal de intercambio de ideas, un correo electrónico grupal o un proyecto grupal, siempre existe la posibilidad de asumir que alguien más tiene una tarea cubierta. Cuando todos asumen que alguien más está manejando cosas, la pelota inevitablemente se deja caer, lo que lleva a señalar con el dedo, culpar y no cumplir con los plazos.

Solución: En cualquier dinámica de grupo, debe haber una persona clave para establecer y aclarar los roles al final de la discusión o el debate. Un correo electrónico grupal que aclara quién está haciendo qué y cuándo optimiza las iniciativas grupales.

Falta de auto-edición

La autoedición es una buena técnica empresarial para aprender tanto en forma escrita como verbal. No considerar lo que está a punto de escribir o decir puede llevar a una interrupción en la comunicación, ya sea porque no está articulando completamente sus pensamientos o porque reacciona sin pensar, lo que lleva a herir sentimientos y malentendidos.

Solución: antes de presionar Enviar, verifique el contenido, la ortografía, la gramática y la validez. Luego, revise su tono para asegurarse de que el destinatario no pueda interpretar mal sus palabras. Cuando hable en un ambiente caldeado, elija sus palabras con cuidado y ejecútelas a través de su filtro mental al menos una vez antes de pronunciarlas en voz alta.

Estar desprevenido

Si llega tarde a una reunión o se acerca a una fecha límite y no está preparado, es posible que tenga la tentación de cumplirla. Cuando no está preparado, pueden ocurrir errores, malentendidos e incluso la dirección errónea de un proyecto o tarea.

Solución : Ser organizado y preparado. Si no lo está, es mejor admitir que necesita más tiempo que lanzar una idea contra la pared y esperar que se atenga.

Usando la herramienta de comunicación incorrecta

Hay ocasiones en que un correo electrónico es apropiado y otras cuando una llamada telefónica o una reunión en persona es más adecuada. Juzgar la situación y elegir la herramienta equivocada puede llevar a una interrupción de la comunicación y crear confusión, malentendidos y sentimientos heridos.

Solución: Si intercambias información no sensible todos los días, el correo electrónico está bien. Si está tratando de desenredar una situación persistente llena de información errónea, una llamada telefónica o una sesión de Skype permite un intercambio más efectivo de ida y vuelta. Si está dando malas noticias o tiene un debate serio o polémico, la mejor opción es un enfoque en persona. Te permite leer el lenguaje corporal, medir el temperamento y hacer contacto personal.

Compartiendo

A veces compartimos en exceso cuando hablamos antes de pensar. Otras veces, chismeamos e intercambiamos información inapropiada. A veces, el descuido resulta en un intercambio excesivo o en el lanzamiento de información personal o confidencial: piense en un escenario en el que accidentalmente toque “responder a todos” o “reenvíe” en una conversación por correo electrónico en la que usted y un colega hablan en términos despectivos sobre un cliente.

Solución: Enfatice la necesidad de confidencialidad en el lugar de trabajo, celebre reuniones confidenciales a puerta cerrada, evite poner información confidencial o confidencial en el correo electrónico y detenga el chisme.

Las comunicaciones optimizadas y efectivas comienzan desde arriba hacia abajo. Si aún no tiene implementada una política de comunicación de mejores prácticas, cree una y úsela para la orientación y eventos de capacitación del personal. Además, tenga en cuenta que, a veces, un problema que aparece como resultado de una comunicación deficiente podría ser prácticas comerciales ineficaces, una organización deficiente o habilidades de administración de tiempo deslustradas. Antes de culpar a los problemas de comunicación, evalúe las otras causas de una falla en las operaciones efectivas.