Políticas de privacidad de empleados éticos

Los dueños de negocios que desean hacer lo correcto pueden no estar seguros de qué incluir en las políticas de privacidad de los empleados. Por un lado, las empresas tienen el derecho de monitorear las acciones de los empleados mientras están en el trabajo. Al mismo tiempo, los empleados también tienen una expectativa razonable de privacidad en ciertas circunstancias. Puede ser una línea muy fina entre lo que es aceptable, justo y ético, y lo que no lo es, e incluso los tribunales a veces dudan en cómo dictaminan en los casos que involucran la privacidad de los empleados.

Comunicaciones

Legalmente, las empresas tienen el derecho de monitorear las comunicaciones de los empleados. Sin embargo, las leyes todavía permiten a los empleados una cantidad razonable de privacidad. Por ejemplo, un empleador puede monitorear las llamadas telefónicas relacionadas con el trabajo, pero tan pronto como se determina que la llamada es de carácter personal, la monitorización debe cesar. La única excepción es si el empleador tiene políticas vigentes que prohíban las llamadas personales en las líneas telefónicas de la empresa. Con los correos electrónicos, los tribunales han confirmado que los empleadores pueden monitorear todos los correos electrónicos, excepto en los casos en que a los empleados se les diga que sus correos electrónicos son confidenciales o están protegidos por contraseña. El uso de Internet en el trabajo es más restrictivo. Los empleadores pueden monitorear todo el uso de Internet en el lugar de trabajo y restringir o bloquear el acceso de los empleados a la Web según lo considere adecuado la empresa.

Verificaciones de antecedentes

Muchas compañías rutinariamente realizan verificaciones de antecedentes de los solicitantes de empleo antes de extender una oferta de empleo. Desde la perspectiva del empleador, estas verificaciones son necesarias para reducir la responsabilidad al verificar que la información que proporcionó el solicitante es verdadera. Sin embargo, los empleadores deben permanecer dentro de los lineamientos razonables cuando se trata de la información obtenida. Por ejemplo, cualquier consulta debe estar relacionada con el trabajo que solicita el solicitante y al empleado potencial se le debe informar qué información se verificará y luego dar su consentimiento por escrito.

Prueba de drogas

Cuando se trata de pruebas de drogas, los empleados tienen legalmente más derechos de privacidad que los solicitantes de empleo, ya que tienen más que perder si no superan la prueba. Algunas industrias, incluido el transporte y la aviación, deben cumplir con los requisitos federales de pruebas de drogas para todos los empleados. En el sector de negocios privados, las pruebas de drogas son opcionales y se dejan a la empresa para decidir cómo manejarlas. Los empleadores no pueden obligar a un solicitante o empleado a tomar una prueba de drogas. Sin embargo, pueden elegir legalmente negar o terminar el empleo por negarse a tomar la prueba o por no aprobarla. Dado que las leyes de prueba de drogas de procedimiento varían en cada estado, es importante verificar las leyes de su estado para averiguar exactamente qué está permitido y qué no, antes de establecer o cambiar la política de su empresa.

Personal y registros médicos

Los empleados pueden razonablemente esperar que su personal y sus registros médicos sean confidenciales. Es responsabilidad del empleador asegurarse de que solo el personal autorizado tenga acceso a estos registros y solo con fines comerciales legítimos. Las reglas de confidencialidad en los registros médicos son aún más estrictas. Por ejemplo, la Ley de Estadounidenses con Discapacidades especifica que los empleadores deben mantener los registros de discapacidad de los empleados separados de los archivos de personal y en un lugar seguro. Otras leyes, como la Ley de responsabilidad y portabilidad del seguro de salud y la Ley de no discriminación de información genética, también tienen sus propios requisitos de confidencialidad en los registros médicos.