Consejos de organización de archivos de empleados

Como propietario de una pequeña empresa, es importante mantener registros precisos de los empleados desde el punto de vista de los recursos humanos, así como garantizar el cumplimiento de las leyes federales y estatales. Debido a su importancia, los registros de los empleados deben estar bien organizados para ayudarlo a encontrar la información cuando la necesite. Algunos consejos pueden ayudarlo a desarrollar y administrar un sistema eficiente de registros de empleados.

Elija un método adecuado

Seleccione un método de mantenimiento de archivos que se adapte a su estilo personal y al tamaño de su negocio. Si su empresa es muy pequeña (por ejemplo, con solo dos o tres empleados), puede mantener registros en papel en carpetas de manila que se almacenan en un archivador cerrado. Para una empresa más grande, almacenar registros en una computadora puede ser mucho más conveniente. Asegúrese de hacer una copia de seguridad de los archivos de la computadora con copias en papel o almacenándolos en un disco.

Crear formularios estandarizados

Para garantizar la coherencia y la precisión, desarrolle formularios estandarizados para actividades que afecten a todos los empleados. Las formas típicas pueden incluir aquellas utilizadas para evaluaciones de desempeño, acciones disciplinarias y ajustes de salario. Los formularios estandarizados lo ayudan a tratar a cada empleado de manera justa y a proporcionar documentación en caso de cargos como discriminación.

Organizar archivos cronológicamente

Para hacer que los elementos sean fáciles de encontrar, especialmente cuando se utiliza un sistema de archivo en papel, archive los documentos en orden cronológico. Comience cada archivo con documentos de nueva contratación que incluyan elementos como la solicitud de empleo, el currículum, los formularios de impuestos y del gobierno, como el formulario W-4 y I-9, una descripción escrita del trabajo e información de contacto de emergencia. Agregue cada elemento nuevo a medida que se produce, como una evaluación de desempeño anual. Puede elegir crear subcarpetas, como información de nuevas contrataciones y evaluaciones de desempeño, para cada empleado y organizar los documentos cronológicamente dentro de cada una.

Incluir acuerdos firmados

Si su compañía presenta políticas tales como acuerdos de no competencia, acuerdos de incumplimiento, un código de ética o reglas de acoso sexual, asegúrese de obtener un acuse de recibo firmado de que el empleado ha leído y comprendido cada uno y manténgalos archivados. Esto lo protegerá en caso de que deba despedir a un empleado por violar uno de estos acuerdos.

Información sensible

Tenga en cuenta que sus empleados tienen el derecho legal de ver los archivos de sus empleados. Esto significa que debe tener cuidado con la información que elige ingresar. Por ejemplo, si hace comentarios escritos sobre el origen étnico u orientación sexual de un empleado, podría estar abierto a una posible demanda.