Etiqueta de correo electrónico para la falta de comunicación en el mundo de los negocios

El correo electrónico es un canal conveniente para la comunicación de la oficina, pero su fácil disponibilidad y uso frecuente hacen que la falta de comunicación sea casi inevitable. Incluso los mensajes más cuidadosamente elaborados y bien intencionados pueden resultar en una falta de comunicación, pero la etiqueta adecuada puede convertir un error en el correo electrónico en una entrega efectiva con impresiones duraderas en su audiencia.

Reconocer errores

Nadie es perfecto, por lo que la falta de comunicación ocurrirá inevitablemente en cualquier lugar de trabajo. A pesar de que la naturaleza humana puede dejarlo tentado a respetar su mensaje y defender su estilo de comunicación, la etiqueta dicta que debe reconocer rápidamente el error. Incluso si se siente incómodo disculpándose por una comunicación que está convencido de que fue impecable, decir que lo siente puede ayudar a construir puentes con los destinatarios que pueden sentirse ofendidos, insultados o generalmente incómodos como resultado de la falta de comunicación.

Aclarar

Después de disculparse por una falta de comunicación por correo electrónico, aproveche la oportunidad para aclarar sus intenciones. Su enfoque de aclaración, como cualquier buena comunicación, debe adaptarse a su audiencia. Para una comunicación errónea que se envió a una gran lista de distribución de correo electrónico, un correo electrónico de seguimiento cuidadosamente preparado que haya sido revisado por un colega de confianza puede ayudar a garantizar que su audiencia reciba correctamente el mensaje deseado. Para distribuciones más pequeñas, la comunicación cara a cara puede ayudar a asegurar la recepción del mensaje correcto. Además, la retroalimentación verbal y no verbal instantánea que reciba de su audiencia puede ayudarlo a evaluar si comprende.

Hacer lo correcto

En casos de falta de comunicación con los clientes o clientes, la etiqueta exige tomar medidas adicionales para compensar el error de comunicación. Los pasos adicionales dependen de la gravedad de la situación; un simple mensaje de correo electrónico que no está claro, por ejemplo, puede requerir solo una disculpa formal y un correo electrónico de seguimiento. Si el cliente o cliente toma alguna acción o experimenta frustración como resultado de la falta de comunicación, algún tipo de descuento o servicio gratuito puede ayudar a aliviar el dolor del cliente. En 2011, el pedicurista de la coach de negocios Jane Pollak arruinó un mensaje de texto, y la falta de comunicación resultante llevó a Pollak a despejar el tiempo y conducir a través de la ciudad para una pedicura que no podía recibir. Para compensar la falta de comunicación, el pedicurista de Pollak ofreció una pedicura complementaria en un momento posterior.

Consideraciones

Debido a que la falta de comunicación por correo electrónico es una certeza ocasional en el lugar de trabajo, muchos empleados, gerentes e incluso clientes están más que dispuestos a pasar por alto un problema ocasional. Independientemente de si la falta de comunicación parece afectar o no al destinatario, sin embargo, la etiqueta exige un reconocimiento del error, una disculpa y una aclaración como acciones mínimas. Tomar medidas adicionales para corregir el error puede ayudarlo a obtener el favor de sus destinatarios, de modo que puede usar una falta de comunicación como una oportunidad para demostrar su capacidad para recuperarse de un error vergonzoso.